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Gestion

Les processus de dématérialisation avancent dans les collectivités

Publié le 02/02/2012 • Par Claire Chevrier • dans : CR des rencontres du Club Finances

Dematerialisation
Maksym Yemelyanov - Fotolia.com
Le thème de la dématérialisation intéresse les services financiers des collectivités ! Ce sujet n'est plus abandonné aux directeurs informatiques. Pour preuve : quelque 200 personnes étaient présentes à la matinée organisée par le Club finances sur l'état des lieux de la dématérialisation au sein des collectivités, le 31 janvier 2012.

« La dématérialisation a atteint son âge adulte. En 2012, nous allons généraliser le déploiement du protocole d’échanges sécurisés (PES) », estime Pierre Juanchich, administrateur général des finances publiques à la DGFIP. Actuellement, ce sont encore plus d’un milliard de feuilles qui sont échangées dont 530 millions pour la relation comptable.
Selon lui, mieux vaut commencer par la dématérialisation des bordereaux, des titres, et mandats, et s’attaquer dans un second temps à la dématérialisation des pièces justificatives associées.

En effet, « il est plus complexe d’associer les pièces justificatives car les facturiers notamment, qu’ils soient petits ou grands, transmettent souvent encore des documents papiers ». A terme, Pierre Juanchich souhaiterait qu’il n’y ait plus d’échanges, et que le comptable public ou la chambre régionale des comptes puissent aller chercher eux mêmes les documents dont ils auront besoin.
Un voeux facilement réalisable sur le plan technique, avec par exemple des solutions de cloud computing, mais qui exige une petite révolution dans les mentalités…

Des chantiers encore peu avancés – Les collectivités sont en général encore assez peu avancées sur leurs projets de dématérialisation. « L’avancement d’un projet est lié à la capacité informatique de la collectivité. C’est pourquoi la communauté agglomération semble l’échelon territorial le mieux adapté », juge Pascal Bordet, expert système d’information chez KMPG Secteur public.

Une timidité qui peut également s’expliquer, selon Thierry Erhet-Franck, ancien DSI du CG 78, par le fait qu’avant de pouvoir profiter des économies générées par la dématérialisation il faut investir…
« Pour que le projet soit rentable, il faut profondément modifier son organisation », ajoute Michel Géri, DSI de la ville et de la communauté d’agglomération de Saint-Quentin.
Il faut surtout ne pas tenter de reproduire les procédures papier, mais en inventer de nouvelles. « La dématérialisation, c’est la possibilité de simplifier ses procédures et ses circuits, de gagner du temps en interne et avec l’administration. La dématérialisation permet également un gain de terme qualité », explique Thierry Erhet-Franck.

C’est d’ailleurs l’opportunité, estime Jérôme de Badereau, associé chez Bearing Point, pour ordonnateurs et comptables publics de revoir leur relation, de la fluidifier en supprimer notamment tous les échanges de pièces qui ne sont pas nécessaires… Hervé Neveu, responsable du service affaires financières de la communauté d’agglomération Seine-Eure et de la ville de Louviers, qui utilise le PES, regrette quant à lui, qu’il n’y ait pas encore de flux retour, du comptable vers l’ordonnateur.
Par ailleurs, « même si nous scannons les factures papiers, nous sommes obligés de les garder. La dématérialisation, si elle permet une fluidité dans les échanges, ne génère pas de gain en terme d’archivage », souligne-t-il.

Lancement du chantier « Actes budgétaires » – Officiellement, depuis le 2 janvier 2012, les collectivités qui le souhaitent peuvent se rapprocher de leur préfecture pour envoyer sous forme dématérialisée leurs actes budgétaires.
« Lors d’un sondage que nous avons menés fin 2011, 2 000 collectivités, dont 1 600 communes, 5 départements, une région et 400 ECPI, se déclaraient d’accord pour télétransmettre leurs actes budgétaires à leur préfecture », se réjouit Patrick Amoussou-Adeble, adjoint au sous-directeur des finances locales et de l’action économique à la DGCL.

Les différents outils mis en place par la DGCL pour dématérialiser et visualiser les maquettes (ODM et Totem) ont été testés en mai et juin 2011 par 16 collectivités, 5 préfectures et 5 éditeurs de logiciels.
« Près de 90 % des collectivités ont pu télétransmettre. Ce sont 45 documents budgétaires qui ont été envoyés », se réjouit Patrick Amoussou-Adeble. Les maquettes M14 nature et fonction, M4X, M52 nature, M 71 fonction sont aujourd’hui dématérialisées. La DGCL travaille sur les maquettes M52 fonction, M71 nature, M61.

« La dématérialisation permet de gagner beaucoup de temps, en évitant par exemple la saisie des états de garanties, qui dans des collectivités importantes peut prendre 15 jours. Elle donne aussi la possibilité de valider les données en amont, avant de les envoyer à la préfecture », souligne David Nicole, directeur marketing produits de l’éditeur Sage C&I. C’est aussi la certitude d’avoir toujours le dernier document à jour et de pouvoir bénéficier de la traçabilité des flux.

La dématérialisation des échanges avec le comptable public, mais aussi avec la préfecture avance donc doucement mais sûrement…

L’état d’avancement de la dématérialisation

Au total, 9 200 conventions ont été signées entre ordonnateurs et comptable public depuis 2001. La grande majorité (7 176) porte sur la dématérialisation de la paye, un des chantiers les plus simples à mener, puisque les documents sont produits en interne sous forme électronique.

Nature des conventions signées entre ordonnateurs et comptable public depuis 2001 (source DGCL) Cliquez sur l’image pour l’agrandir

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Commentaires

Les processus de dématérialisation avancent dans les collectivités

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morganbzh

09/10/2014 02h59

La dématérialisation et le PES v2 vont largement contribuer à améliorer l’efficacité de la gestion financière des communes.

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