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Patrimoine

Archives : conservation et communication

Publié le 16/07/2008 • Par La Rédaction • dans : TO parus au JO

Selon le nouvel article L212-1 du Code du patrimoine : «les archives publiques sont imprescriptibles. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives publiques».
Mais à l’expiration de leur période d’utilisation courante, les archives publiques font l’objet d’une sélection pour séparer les documents à conserver des documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination. La liste des documents ou catégories de documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives (art. L212-2).

Archives publiques comportant des données à caractère personnel
Lorsque les archives publiques comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données font l’objet d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées(art. L212-3).
Les archives publiques qui, à l’issue de cette sélection sont destinées à être conservées sont versées dans un service public d’archives dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. Ce décret détermine les cas où, par dérogation aux dispositions qui précèdent, l’administration des archives laisse le soin de la conservation des documents d’archives produits ou reçus par certaines administrations ou certains organismes aux services compétents de ces administrations ou organismes lorsqu’ils présentent des conditions satisfaisantes de conservation, de sécurité, de communication et d’accès des documents. Il fixe les conditions de la coopération entre l’administration des archives et ces administrations ou organismes.

Archives publiques procédant de l’activité des collectivités territoriales
La conservation des documents d’archives publiques qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public, dans le cadre de leur mission de service public, qui n’ont pas encore fait l’objet de la sélection prévue aux articles L212-2 et L212-3 est assurée par ces personnes sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives. Lesdites personnes peuvent, après en avoir fait la déclaration à l’administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par ladite administration. Le dépôt fait l’objet d’un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l’administration des archives et de leur restitution au déposant à l’issue du contrat.

Etat civil
Les documents de l’état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d’archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les archives des communes de moins de 2.000 habitants, sont obligatoirement déposés aux archives du département, sauf dérogation accordée par le préfet sur la demande du maire. La loi indique (art. 9) que dans ce cas, les documents peuvent être conservés soit par les communes elles-mêmes, soit par le groupement de collectivités territoriales dont elles sont membres, soit, par convention, par la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Directeurs des services départementaux d’archives et conseil supérieur des archives
Les directeurs des services départementaux d’archives sont choisis parmi les conservateurs ou les conservateurs généraux du patrimoine de l’Etat. La loi (art. 3 – Code du patrimoine, art. L211-2) créé également un conseil supérieur des archives, placé auprès du ministre chargé de la culture, est consulté sur la politique mise en oeuvre en matière d’archives publiques et privées. Il se compose, outre son président, d’un député et d’un sénateur, de membres de droit représentant en particulier l’Etat et les collectivités territoriales, de personnalités qualifiées et de représentants élus du personnel.

Protection des archives
La loi indique (art. 10) d’une part que le propriétaire d’archives classées qui projette de les aliéner est tenu d’en faire préalablement la déclaration à l’administration des archives. Il en est de même pour le propriétaire, le détenteur ou le dépositaire d’archives classées qui projette de les déplacer d’un lieu dans un autre. Toute aliénation doit être notifiée à l’administration des archives par celui qui l’a consentie, dans les quinze jours suivant la date de son accomplissement. Cette notification précise le nom et l’adresse du nouvel acquéreur. Il en est de même pour toute transmission d’archives classées par voie de succession, de partage, de donation ou de legs. La notification est faite par l’héritier, le copartageant, le donataire ou le légataire. D’autre part (art. 15), s’il l’estime nécessaire à la protection du patrimoine d’archives, l’Etat peut exercer, sur tout document d’archives privées mis en vente publique ou vendu de gré à gré un droit de préemption par l’effet duquel il se trouve subrogé à l’adjudicataire ou à l’acheteur.

Délai de communication des documents
L’article 17 de la loi est relatif au nouveau chapitre III du Code du patrimoine relatif au régime de communication de plein droit des archives qui s’exerce dans les conditions définies par la loi n°78-753 du 17 juillet 1978. Le nouvel article L213-2 institue un régime selon lequel les archives publiques sont communicables à l’expiration d’un délai de 25 ans, de 50 ans de 75 ans ou de 100 ans, selon la nature et la portée des documents concernés.

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