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Cet article vous est proposé par Cegid

Transformation numérique en marche: 5 collectivités à suivre

Publié le 15/09/2018 • Par Auteur partenaire • dans : Contenu partenaire

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D.R.
Les projets de transformation numérique réussis se multiplient autour de thématiques variées. Aller à la rencontre de ces exemples est souvent bénéfique pour les collectivités qui souhaitent franchir le pas mais ont encore de nombreuses interrogations.

Orléans adopte un chatbot pour optimiser le dialogue avec ses agents

Orléans a été la première collectivité à mettre en place un agent conversationnel ou « chatbot », ces logiciels permettant de simuler une conversation en langage naturel. Les équipes RH ont profité de la mutualisation des services entre la métropole et la ville pour développer, un outil commun pour l’ensemble de ses quelque 3 500 agents. L’objectif de ce projet était de décharger le service RH des demandes récurrentes, portant notamment sur les congés ou le compte épargne temps, et de simplifier les démarches de ses collaborateurs. En moins d’un an, le chatbot a déjà répondu à plus de 1 200 questions. « Nous voulons promouvoir l’utilisation par SMS pour les agents sur le terrain et les sites décentralisés, un accès aujourd’hui encore peu utilisé », explique Karine Thilloux, référente accueil-orientation à la DRH d’Orléans.

Saint-Leu-la-Forêt, ville pionnière dans la dématérialisation de ses processus financiers

Dans le Val d’Oise, à Saint-Leu-la-Forêt, faire de la dématérialisation un levier de performance n’est pas nouveau : c’est un chantier récurrent de la municipalité depuis 2016, constitué de plusieurs sous-projets. Pionnière dans sa démarche parmi ses voisines, la ville a décidé de procéder par étape. Sa première initiative a été d’adopter une solution de gestion financière en mode SaaS pour sécuriser et fluidifier la gestion du budget. « Notre objectif était de passer à un logiciel full web, qui nous permette d’améliorer par un gain de temps le quotidien des acteurs du circuit qui mène au mandatement, de la création du bon de commande jusqu’à sa validation », explique Christelle Hermet, adjointe à la responsable des finances de la mairie. Les 25 collaborateurs municipaux ont été accompagnés par l’éditeur Cegid pour devenir plus autonomes et plus performants dans le montage et le suivi du budget de leurs projets. Une dématérialisation totale restant toujours un défi, Christelle Hermet conseille aux autres collectivités de s’appuyer sur un maximum de retours d’expérience et de se faire accompagner par un expert.

Le Grand Autunois Morvan sécurise son réglementaire RH avec le SaaS

La Communauté de Communes du Grand Autunois Morvan (Bourgogne Franche-Comté) s’est agrandie en 2017 pour passer de 43 à 55 communes. Une mutualisation des services, mais aussi des agents. « Nous atteignons désormais plus de 800 agents, pour le service RH composé d’une quinzaine de collaborateurs à peine, 800 paies, c’est lourd à gérer. C’est pourquoi nous souhaitons migrer dans le SaaS », raconte Bernadette Boudot, Directrice des Ressources Humaines. L’utilisation d’un logiciel SaaS permet à la collectivité d’augmenter sa rapidité d’exécution dans la modification de paramétrages tout en offrant plus de simplicité d’utilisation aux collaborateurs. Mais surtout, d’avoir un partenaire fiable sur le sujet législatif. « Le SaaS sécurise notre gestion grâce à la réactivité qu’il apporte face aux évolutions réglementaires et à la protection des données qu’il confère. Notre service informatique étant relativement réduit, se reposer sur l’expérience de Cegid sur le plan technique nous permet de travailler plus sereinement », assure Bernadette Boudot. Le Grand Autunois Morvan a récemment partagé les raisons qui l’ont poussé à choisir le SaaS dans une vidéo à destination d’autres collectivités.

Le Conseil départemental du Calvados adapte son organisation aux nouveaux usages

La direction des systèmes d’information du Conseil départemental du Calvados a été transformée en direction des services numériques. Elle regroupe dorénavant trois services pour éviter un travail en silos. « Nous avons réfléchi collectivement à la manière de nous adapter à la transformation numérique qui arrive dans toutes les collectivités par la dématérialisation, la retenue de l’impôt à la source ou les téléservices. L’objectif de ce projet est de s’orienter vers le rôle qu’aura demain la DSI pour contribuer à moderniser l’action publique », explique Pascale Bisson, Directrice des services numériques. Pour réaliser ce projet, elle s’est attachée à fédérer les équipes et à les faire travailler en co-construction, un moyen qui « décuple la motivation des agents ».

À Mollans-sur-Ouvèze, le SaaS permet aux agents de se recentrer sur leurs métiers

Pour les communes de taille modeste, le SaaS simplifie la gestion du quotidien en supprimant les aléas informatiques. C’est ce qui a poussé la commune de Mollans-sur-Ouvèze, dans la Drôme du sud, à adopter ce service pour ses logiciels de comptabilité ou de paie. « Personnellement, ce qui m’a vraiment convaincu, c’est de ne plus avoir à gérer les sauvegardes jour après jour. Nous ne sommes pas des professionnels de l’informatique et la mairie n’a pas de service informatique. Tout ce qui amène de la simplicité au quotidien est donc très utile », décrit Geneviève Roso, secrétaire de mairie à Mollans-sur-Ouvèze. Avant 2019 et la possibilité de dématérialiser une partie de ses activités concernant la gestion des élections, la mairie s’attelle à tester le prélèvement de l’impôt sur le revenu à la source grâce au logiciel, toujours en mode SaaS afin de sécuriser tous les flux inhérents à ces projets.

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