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Données personnelles

Les services RH loin d’être prêts pour le RGPD

Publié le 24/05/2018 • Par Julie Krassovsky • dans : A la une, A la Une RH, France, Toute l'actu RH

Man with documents in archive
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Avec l'entrée en vigueur du règlement européen sur la protection des données (RGPD), qui sera applicable dès le 25 mai, les services des collectivités commencent à questionner leurs procédures internes, sans prendre la mesure des préparations nécessaires.

Les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD), qui imposent une protection accrue des données personnelles, entrent en vigueur le 25 mai. Mais les directions des RH ne semblent pas avoir pris conscience du travail qui les attend et se retranchent souvent derrière deux arguments.

Le premier consiste à renvoyer vers la direction de la sécurité informatique qui porte, selon elles, la responsabilité de la mise aux normes. Le second s’appuie sur le fait que le RGPD reprend les principes de la loi « informatique et libertés ». Or cette dernière est déjà appliquée depuis des années. « Certes, mais beaucoup sous-estiment les incidences de cette loi dans les services RH, notamment la responsabilisation nouvelle qu’elle implique », précise Patrick Coroyer, le directeur des RH de Nantes métropole (7 600 agents, 630 400 hab.) et président de l’Association nationale des DRH des territoires (ANDRHDT). Cette responsabilisation se double d’une obligation d’information raffermie auprès des agents et des usagers.

Nouveaux droits des agents

« Les services RH vont devoir s’habituer à répondre aux questions des agents et ils n’y sont pas forcément préparés », ajoute Benoît Liénard, directeur de Soluris, le syndicat informatique de Charente-Maritime (50 agents, 550 collectivités affiliées) qui accompagne ses adhérents sur le sujet. Les administrés ou les agents ont aussi de nouveaux droits : accéder à leurs données, en obtenir une copie, les rectifier, s’opposer à leur utilisation… « Nous ne sommes ni prêts ni organisés pour répondre à la demande d’accès d’un agent dans un délai de un mois », confie le DRH d’une collectivité francilienne de 70 000 habitants.

En effet, pour renseigner le demandeur, il faut pouvoir s’appuyer sur un registre très précis des fichiers détenus par le service, les informations qu’ils renferment, leur usage, leur localisation exacte et les personnes y ayant accès. « Cette cartographie va devoir s’intégrer dans une dimension globale à l’échelle de la collectivité. Les RH auront donc à s’interroger sur les pratiques en cours dans leurs services », rappelle Pablo Hurlin-Sanchez, chargé de mission aux affaires juridiques à l’Assemblée des communautés de France.

Cette réflexion a déjà démarré au centre de gestion du Finistère (80 agents, 420 collectivités et établissements affiliés) où Laurence Kerviel, la référente RGPD, constate par exemple que la RH interne n’informe jamais les candidats sur le devenir de leur CV. « Nous gardons ces documents dans une CVthèque sans avoir déterminé de notion de durée de conservation. Nous réfléchissons aussi à la meilleure façon de renseigner les candidats. Le plus simple serait de les prévenir en amont sur la plateforme en ligne où sont listées nos annonces. »

Que faire, d’autre part, des candidatures spontanées dupliquées sur les disques durs des RH, mais aussi des encadrants et managers de proximité ? Pour Xavier Leclerc, PDG du cabinet de conseil Data Privacy Management, « afin de répertorier les données, il faut

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