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Commande publique

Dématérialisation : ce que vous devez faire avant le 1er octobre 2018

Publié le 21/03/2018 • Par Christine Berkovicius • dans : Dossiers d'actualité, France

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geralt CCO - Pixabay
La dématérialisation va bousculer les habitudes en propulsant la commande publique dans l’ère du 3.0. Données essentielles, e-Dume, profil d’acheteur, signature électronique : décryptage en quatre points clés.
EN PARTENARIAT AVEC sponsor du dossier Dématérialisation : ce que vous devez faire avant le 1er octobre 2018

Dans six mois, la dématérialisation va s’imposer à toutes les étapes de la passation des marchés. En pratique, tout change au-dessus du seuil de 25 000 euros : plus d’offre papier pour les entreprises, des échanges 100 % numériques tout au long de la procédure, la généralisation de la signature électronique et l’obligation, pour l’acheteur, d’accepter le e-Dume (Document unique de marché européen) et de publier les données essentielles des marchés.

01 – Le profil d’acheteur : l’outil indispensable

Clés de voûte du « tout démat’ », des plateformes sécurisées accessibles en ligne centralisent tous les outils nécessaires à la dématérialisation de la procédure de marché. Elles sont fournies par des éditeurs informatiques spécialisés qui proposent à leurs clients, État et collectivités, des formules d’abonnement ou d’achat à l’unité quand ils passent peu de marchés dans l’année. Les acheteurs peuvent aussi choisir des solutions mutualisées en adhérant à un groupement d’intérêt public ou à un syndicat mixte, comme e-Bourgogne – Franche-Comté, Mégalis Bretagne ou Maximilien en Ile-de-France.

Jusqu’à présent, les profils d’acheteur n’étaient obligatoires que pour mettre en ligne les documents de la consultation au-dessus de 90 000 euros et, le cas échéant, réceptionner les offres des candidats (hormis les marchés informatiques de plus de 90 000 euros déjà soumis à l’obligation de réponse en ligne). Au 1er octobre, dès 25 000 euros, les entreprises devront impérativement candidater et déposer leur offre en ligne par les profils d’acheteur. Ceux-ci devront, en outre, permettre de gérer tous les autres échanges relatifs à la consultation – questions, négociation, attribution, etc. -, là aussi afin d’assurer une parfaite traçabilité.

Pour les opérateurs économiques, c’est la garantie d’une sécurité totale des procédures (aucune possibilité de fraude : tout sera enregistré, horodaté…) et d’un gain de temps qui leur permettra de peaufiner leur offre.

Mais si l’on veut que tout fonctionne, il faut que l’ensemble des outils informatiques sachent « se parler », insiste Vincent Vedere, responsable de la commande publique dans le département du Loiret. « S’il y a des mises à jour ou que l’on change de prestataire, cela peut avoir des effets en cascade et remettre en question la pérennité du processus. » Les éditeurs, comme Atexo ou Achatpublic.com (Groupe Moniteur), l’ont bien compris et se mobilisent pour éviter les bugs et actualiser les plateformes afin que tout le monde puisse être fin prêt le 1er octobre.

02 – La signature électronique : un cap difficile

C’est une étape qui donne des sueurs froides aux services « marchés » et aux entreprises, y compris dans des collectivités déjà très engagées sur le sujet, comme Poitiers qui s’y est mis l’an dernier seulement, après avoir été pionnière sur le MPS dès 2014. « Il faut bien avouer que cela fait peur à tout le monde », concède Sylvie Dupoirier, directrice des achats de la ville et du Grand Poitiers (40 communes, 192 000 hab.).

Même constat du côté du syndicat mixte Mégalis Bretagne, qui aide ses adhérents à se préparer à la dématérialisation. « C’est sur ce point que l’on a le plus d’appels, car cela introduit un élément de technicité là où il n’y en avait pas », précise Muriel Chabert, directrice du département « modernisation des administrations et services numériques ».

La signature se heurte en effet à certains obstacles. Au plan de l’organisation, il faut remettre à plat les circuits de validation et les délégations. Au plan technique, il s’agit d’acquérir un certificat de signature qui valide l’identité du signataire et s’obtient auprès d’un fournisseur agréé après contrôle en face-à-face, sous forme de clé sécurisée ou de carte à puce. Le coût approche les 100 euros, et il faut parfois plusieurs semaines pour le recevoir.

Autre source de complexité, les différents niveaux de sécurité possibles. Le RGS « deux étoiles » est le plus souvent recommandé. Mais, à Poitiers par exemple, les élus se contentent d’un RGS « une étoile » qui leur permet de signer avec un simple code pin depuis leur smartphone, sans avoir à insérer une clé ou une carte.

Il convient ensuite de choisir l’outil de signature, de décider si l’on opte pour un parapheur, de s’initier à divers formats plus ou moins barbares – Pades, Cades, Xades -, intégrés ou non au document. « Il ne faut pas se leurrer, la signature électronique, c’est lourd », résume Alexis Boudard, directeur du programme « DCANT ».

Conséquence, il n’est pas rare de voir les collectivités territoriales rematérialiser les offres au stade de l’attribution et revenir vers l’entreprise pour qu’elle signe manuellement le document alors que tout le reste de la procédure avait été dématérialisé. « Il va vraiment falloir vulgariser le sujet, prédit-on à l’AMF, car, sinon, cela va pénaliser la dématérialisation. »

03 – Le e-Dume : une formule en gestation

« Effrayant » « usine à gaz », « complexe » : personne n’a de mots assez durs pour stigmatiser le Dume, qui reste LE sujet qui fâche. Actuellement, il s’agit d’un formulaire type de treize pages, téléchargeable sur le site de la Commission européenne, que l’entreprise peut utiliser pour candidater à un marché public à la place des formulaires français DC1 et DC2. Mais il est tellement long et compliqué à remplir qu’il décourage tout le monde. Pour le rendre plus accessible, les services de l’État planchent sur un Dume électronique, qui – c’est juré – sera « beaucoup plus simple » que la version PDF précédente.

L’idée consiste à reprendre les fonctionnalités du MPS, avec un formulaire prérempli, où l’acheteur comme l’entreprise n’auraient que quelques cases à compléter. Un certain nombre d’attestations fiscales et sociales seront récupérées automatiquement à partir du seul numéro de Siret de l’opérateur économique, ainsi que sa taille ou son chiffre d’affaires.

« On pousse en ce sens, car un retour en arrière serait désastreux », prévient Thomas Dubois, chargé de mission « promotion des services numériques » au sein de Mégalis Bretagne. Sa mise au point se fait dans l’urgence, sous la houlette de l’AIFE. Le premier comité de pilotage s’est réuni le 15 janvier et un e-Dume doit sortir au 1er avril.

« Personne n’est serein et on a tous une grosse pression », confie Sylvie Dupoirier, qui participe aux réunions de travail à Paris. Une phase de test est prévue pour six mois, avec cinq éditeurs et une quinzaine de leurs clients, acheteurs de toutes tailles, qui vont inviter les entreprises candidates à un marché à utiliser le e-Dume.

D’autres volontaires pourront, s’ils le souhaitent, expérimenter, eux aussi, la solution par le biais d’un accès sur Chorus pro, le portail officiel de facturation électronique. Le déploiement général est prévu le 1er octobre, mais les acheteurs seront tenus d’accepter le e-Dume dès le début de la phase de rodage, le 1er avril.

Vu les résultats peu encourageants du MPS au plan national, ils vont devoir se montrer très persuasifs s’ils veulent que les entreprises l’utilisent massivement, comme l’espère la DAJ, laquelle souhaite, à terme, en faire le modèle unique de candidature à un marché public. Toutefois, tant qu’il n’aura pas fait ses preuves, son usage restera facultatif.

04 – Les données essentielles : la transparence affichée

L’exigence de publication des données essentielles des marchés introduit l’open data dans la commande publique pour tous les marchés supérieurs à 25 000 euros.

Dans les deux mois qui suivent la notification ou la modification d’un contrat, les acheteurs devront publier un certain nombre d’éléments encadrés par un arrêté du 14 avril 2017, comme le nom du marché, sa nature, son objet, la procédure, le lieu d’exécution, le montant, la durée, etc., qui devront rester accessibles durant cinq ans. En sont exclus toutes les données à caractère personnel, et tout élément qui pourrait porter atteinte au secret industriel et commercial.

Ce flux de données essentielles a vocation à être mis à disposition soit sur le profil de l’acheteur, soit sur toute autre plateforme de mutualisation existante, en local ou au niveau national, comme « data.gouv.fr. » Les acheteurs mais aussi les entreprises devraient y gagner, grâce à une meilleure connaissance de la commande publique, « contrairement à l’idée qu’il faudrait s’en méfier », relève Schéhérazade Abboub, au sein du cabinet Parme avocats.

Pour que ces données puissent être exploitées « de façon industrielle », il faut qu’elles soient standardisées, c’est-à-dire « structurées » dans des formats internationaux (XML ou JSON). Une expérimentation a été lancée avec la région Bretagne, en vue d’une réception des premières données en mai-juin.

Au 1er octobre, ce sont tous les acheteurs qui devront se soumettre à cette obligation. Beaucoup s’en inquiètent. « On a tous les jours une question d’u

Cet article fait partie du Dossier

Acheteurs publics : prendre en main la nouvelle réglementation

Sommaire du dossier

  1. Dématérialisation : ce que vous devez faire avant le 1er octobre 2018
  2. Commande publique : une mutation culturelle et économique pour acheter plus efficace
  3. Dématérialisation : les acteurs publics sous pression face à l’échéance
  4. Achat public : des règles assouplies pour une créativité accrue
  5. Achat public : une professionnalisation à petits pas
  6. Dématérialisation : il faut enclencher la vitesse supérieure
  7. Marchés publics et concessions : de nouvelles obligations pour les plateformes de dématérialisation
  8. Témoignages : pour l’achat public, à chaque structure sa solution
  9. « Le nouvel enjeu de la commande publique : la dématérialisation »
  10. « Pour l’acheteur comme pour l’entreprise, la crainte du changement reste un frein »
  11. Achat public : les collectivités à la recherche de la bonne formule
  12. Les 5 mesures phares de la simplification des marchés publics
  13. Marchés publics et innovation : une équation impossible ?
  14. Portrait robot du nouvel acheteur public : regards croisés
  15. Modernisation de l’achat public : les intercos encore loin du compte !
  16. L’acheteur public, de bon gestionnaire à manager 2.0 ?
  17. « Laissons Molière à la littérature et au théâtre ! »
  18. Plaidoyer pour un code des marchés publics idéal
  19. Dématérialisation : une étape incontournable pour les acheteurs publics
  20. La commande publique sur tous les fronts…. pas si simple pour les acheteurs !
  21. Marchés publics simplifiés (MPS) : Poitiers, la ville record !
  22. Dématérialisation : la montée en compétence des acheteurs
  23. Simplification des marchés publics : de bonnes intentions à confirmer pour les associations
  24. CGPME, Capeb, FFB… : Oui au MPS, non au Dume

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