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Numérique

Dématérialisation : 86% des petites communes y sont passées mais…

Publié le 14/11/2017 • Par Marie-Pierre Bourgeois • dans : France

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Fotolia jessica80
Signature électronique, dématérialisation de la fiche de paie, obligation de passer à Comedec en 2018… La dématérialisation dans les communes semble irrémédiable. La réalité est toutefois plus nuancée à en croire le quatrième baromètre de la dématérialisation proposé par JVS Mairistem.

Réalisé chaque année par JVS-Mairistem, une entreprise de logiciels à destination des services publics, le baromètre de la dématérialisation mesure la perception, les attentes et les initiatives numériques des mairies de moins de 10 000 habitants. Un point d’étape important alors que les obligations de dématérialisation vont se multiplier dans les prochaines années.

86% des petites communes sont passées à la dématérialisation totale

Premier enseignement de cette enquête : la dématérialisation fait désormais partie du quotidien des petites communes. Elles sont ainsi 86% à pratiquer la dématérialisation totale de la chaîne comptable alors qu’elles n’étaient que 45% en 2015.

Cette forte augmentation s’explique principalement par le fait que « la dématérialisation totale est considérée par 56% des petites communes comme la meilleure solution pour gagner du temps » dans les services, souligne l’étude.
Cependant, « le gain de temps doit être relativisé face aux contraintes informatiques qui persistent encore dans 49% des communes ».

Le plébiscite de la facture électronique

Ce sont surtout l’émission de factures électroniques (PES-ASAP) et la numérisation des protocoles patrimoniaux (PES retour) qui « représentent de nouvelles possibilités pour faciliter le travail des agents et la coordination avec la DGFIP ».

Les projets de dématérialisation les plus engagés en 2017 ont concerné à 85% la signature électronique, ex-aequo avec la dématérialisation des paies, soit respectivement une augmentation de 36 et de 38%.

Comedec gagne en notoriété

Autre enseignement de cette enquête, la plateforme Comedec qui permet l’échange dématérialisé des données d’état civil, est désormais connue par 41% des communes contre seulement 17% l’an dernier. Une évolution qui peut s’expliquer par l’obligation d’utiliser ce logiciel dès le 1er novembre 2018 pour les communes accueillants ou ayant eu une maternité sur leur territoire.

La gestion des PACS ou les changements de prénoms, nouvelles attributions confiées aux communes, a également permis de mettre en avant Comedec en simplifiant la vérification des actes entre mairies.

Des agents qui utilisent peu le smartphone ou la tablette pour travailler

Autant d’évolutions qui pourraient laisser croire à un effacement de la frontière vie professionnelle-vie privée par le biais des nouvelles technologies. C’est donc l’une des surprises de l’étude : le travail des agents ne s’invite pas dans les téléphones et les tablettes.

15% des agents seulement utilisent ainsi leur smartphone pour travailler et seulement 5% leurs tablettes. Une situation paradoxale estime l’étude puisque « 15% des répondants souhaitent accéder à leurs logiciels de gestion où qu’ils se trouvent ».

Mais un tel constat n’empêche pas 60% des communes de moins de 10 000 habitants de disposer d’au moins un outil collaboratif pour communiquer, partager des documents ou organiser des réunions. La messagerie collaborative est ainsi utilisée à 35%.

Un usage encore traditionnel de la communication territoriale

Si la communication via de nouveaux canaux commence donc à prendre forme en interne, elle peine à s’imposer en direction des citoyens. 85% des mairies de moins de 10 000 habitants n’ont pas d’adresse mail à disposition des habitants qui aimeraient leur écrire. 41% des petites communes n’ont pas non plus de site Internet même si 5% d’entre elles prévoient d’en mettre un en place « prochainement ».

La communication locale reste globalement dominée par le magazine papier (89%), l’affichage (74%) et les réunions publiques (70%). Preuve toutefois que les mairies évoluent sur le sujet, 32% des communes de 3 500 à 10 000 habitants ont désormais un chargé de mission numérique contre 22% il y a seulement un an.

Les obstacles financiers à la dématérialisation

Face à ce baromètre très contrasté, l’étude souligne que les petites communes peinent encore à mettre en place la mutation numérique malgré la bonne volonté des agents.

Première explication : la dématérialisation n’est pas la priorité des maires. C’est l’amélioration du cadre de vie qui reste l’objectif numéro 1 des maires, à 40%. Le développement des usages de la dématérialisation arrive bien derrière avec 23% des maires qui le considère comme une priorité. Le renouvellement du matériel informatique et la création d’un site Internet sont bons derniers, avec respectivement 5% et 6%.

Les problèmes rencontrés face à la dématérialisation ne doivent pas non plus être minorés. 49% des petites communes déclarent ainsi avoir des difficultés financières à assurer la dématérialisation et 42% rencontrent des contraintes logicielles. La lenteur des connexions Internet est également un facteur à prendre en compte. Plus d’un tiers des mairies  de moins de 1 000 habitants n’ont toujours pas d’accès haut-débit.

La couverture devrait toutefois s’améliorer d’ici 2020 avec le plan France très haut débit du gouvernement et probablement améliorer les indicateurs de dématérialisation dans les mairies.

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