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Numérique

Archives et numérique : encore un long chemin à parcourir pour les collectivités

Publié le 20/04/2017 • Par Isabelle Verbaere • dans : Dossiers d'actualité, France

DRs Kulturarvsprojekt
Flickr CC by sa DRs Kulturarvsprojekt
La dématérialisation des procédures administratives pose la question de la sécurisation de l’archivage des documents qui peuvent faire foi. Mais peu de collectivités en ont mesuré les enjeux.

La dématérialisation ? Aucune collectivité ne peut désormais y échapper ! La montée en charge de la facturation électronique en est la preuve. Depuis le 1 er janvier 2017, les plus grandes sociétés françaises doivent transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics, qui sont tenus de les accepter. Toutes les entreprises seront soumises à cette obligation dès 2020 (ordonnance du 26 juin 2014 définissant le calendrier d’obligation de facturation électronique).

L’Agence pour l’informatique financière de l’Etat a mis gratuitement à disposition des fournisseurs, mais aussi des collectivités, une solution intitulée « Chorus pro ». Lorsqu’une facture est déposée sur la plateforme, le portail la stocke dans son serveur Atlas, sur lequel la direction générale des finances publiques archive aussi toutes les pièces justificatives transmises par les ordonnateurs au comptable public.

« L’Etat est allé au bout de la démarche en proposant une solution pour l’archivage de ces documents pendant le temps de leur durée d’utilité administrative », se félicite Catherine Junges, responsable du pôle des archives départementales des Yvelines. « C’est essentiel, car, jusqu’alors, les collectivités n’envoyaient que des copies scannées et gardaient précieusement les originaux papier. Mais avec la dématérialisation, l’original, c’est la facture numérique. Et la plupart des communes n’ont pas les moyens de sécuriser ces documents. »

En 2000, la reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000) a ouvert la voie à la dématérialisation des procédures administratives. Les collectivités ont emboîté le pas à l’Etat, multipliant les chantiers de dématérialisation.

Des données vulnérables

« Cette dématérialisation tous azimuts, sans réflexion sur la sécurité des données, comporte une somme considérable de risques pour les collectivités, prévient Catherine Junges. Dans un environnement papier, nous savons maîtriser la fiabilité, l’organisation et la sécurité de l’information. C’est beaucoup plus difficile dans un environnement numérique. »

En effet, les données numériques sont très vulnérables, pour au moins deux raisons : d’abord, elles sont aisément modifiables ; ensuite, elles peuvent être perdues, leurs supports et formats étant devenus obsolètes. Et surtout, la durée de vie de ces supports et formats est, dans certains cas, plus courte que celle de conservation des documents.

La perte de ces informations représente un risque juridique : de nombreuses pièces ont une durée d’utilité administrative définie par le service interministériel des archives de France. Certains mails, par exemple, peuvent faire foi en cas de litige avec un administré. La perte de données numériques peut aussi altérer le fonctionnement d’un service.

« Les mesures de pluviométrie, par exemple, n’ont pas de valeur légale, mais les services d’assainissement ont besoin de garder des statistiques fines sur plusieurs dizaines d’années pour assurer un dimensionnement et un fonctionnement corrects des canalisations », précise Céline Sename, cheffe du service des archives de la métropole européenne de Lille (90 communes, 1,12 million d’hab.).

D’autres documents, enfin, ont aussi une valeur historique, à l’instar des données d’état civil. La conservation de ces informations numériques représente donc des enjeux considérables. Pourtant, peu de collectivités en ont déjà pris la mesure. Sur 202 collectivités interrogées, seules 20 % ont déployé un système d’archivage électronique. C’est le résultat d’une enquête diffusée par l’Association des archivistes français (AAF), réalisée en mars 2016.

Dématérialisation sans filet

Plusieurs freins limitent le développement de l’archivage électronique. « Nombre d’administratifs n’ont pas conscience que les bases de données ou les mails sont clairement définis comme des archives dans le code du patrimoine, observe Pierre-Frédéric Brau, directeur des archives de l’Yonne et président de l’AAF. C’est beaucoup plus simple, et, a priori, plus séduisant, de rechercher un fichier conservé dans un répertoire sur un ordinateur ou par le biais d’un système de gestion électronique de documents, que d’aller fouiller dans des cartons. Du coup, ils se sentent libérés des contraintes de gestion des documents auxquelles ils se pliaient plus ou moins avec le papier. »

De multiples exemples de dématérialisation sans filet illustrent cette quasi-insouciance. « Certaines collectivités dématérialisent leurs arrêtés, alors que c’est une obligation d’avoir un original papier signé, soupire Cyril Longin, directeur des archives de Saint-Etienne [170 800 hab.]. C’est lui qui fait office de preuve. »

L’Etat ne montre pas forcément l’exemple. « La loi de modernisation de la justice du XXI e siècle propose aux communes d’être dispensées de l’élaboration du double des registres de l’état civil conservé au tribunal de grande instance, rappelle Catherine Junges. A condition que la conservation des données entrées dans le logiciel lors d’une naissance ou d’un mariage, par exemple, bénéficie de dispositions de sécurité renforcées. Le décret qui doit les définir n’est pas encore paru. »

Cyril Longin s’interroge : « Il paraît qu’il serait possible de confier le stockage de ces données à un tiers, avec le prérequis qu’il soit sur le territoire français, mais sans qu’un agrément ne soit prévu. C’est prendre ces données à la légère. »

Des économies à la clé

Le contexte budgétaire constitue un autre obstacle à l’archivage électronique, car il ne peut se réduire à la seule acquisition d’un outil informatique pour la conservation des données. « L’archivage numérique suppose une stratégie transversale de pilotage. Il est au cœur des préoccupations actuelles, expose Katell Auguié, responsable de l’information à la direction des finances et des affaires juridiques de la ville d’Orvault [25 300 hab., Loire-Atlantique].

Au centre de toute stratégie numérique se trouve la question des données, de leur qualité et de leur conservation. On ne peut plus créer des pièces ou des données sans s’interroger en amont sur leur utilité et leur devenir. »

Sans compter que cette démarche est synonyme d’économies. « Elle nous permet d’identifier les documents importants et de supprimer les autres, et, par conséquent, de faire des économies en termes de stockage et de serveurs », estime Anthony Claverie, directeur adjoint « innovation organisationnelle » de la ville d’Antibes (75 700 hab., Alpes-Maritimes). Et sa collaboratrice, Emilie Debled, responsable de l’unité « archives contemporaines », de préciser : « On ne conserve qu’une toute petite partie de la production, qui n’excède pas 10 %. »

Bien que les directions informatiques soient avant tout préoccupées par des questions de sauvegarde, elles n’ont pas toujours conscience de l’intérêt à collaborer avec les archivistes. « Le travail de pédagogie est très long à mener pour faire prendre conscience que nous avons un objectif commun : sécuriser l’information et la rendre accessible », analyse Pierre-Frédéric Brau.

Ce travail de pédagogie, les archivistes du conseil départemental d’Indre-et-Loire ont choisi de le mener en proposant des ateliers de la dématérialisation ouverts à tous, élus et agents, une fois par mois. « Nous accueillons 140 participants à chaque fois, se félicite Lydiane Gueit-Montchal, directrice des archives départementales. Il ne s’agit pas de leur vendre une solution, mais de vulgariser certaines problématiques, comme la signature électronique ou la sécurisation des données. »

Dématérialisation obligatoire : le calendrier des échéances d’ici à 2020

  • 2016

Tout usager peut saisir les administrations par voie électronique. Celles-ci sont obligées de l’informer sur la façon dont il peut exercer ce droit. Elles sont également tenues d’envoyer un accusé de réception électronique.

  • 2017

Factures et avis des sommes à payer. Obligation d’accepter toutes les factures électroniques. Obligation d’émettre des factures électroniques à l’encontre d’autres entités publiques.

« Full-démat ». Obligatoire pour les métropoles.

  • 2018

Comedec. La procédure de vérification de l’état civil par voie dématérialisée devra obligatoirement être mise en oeuvre par les communes sur le territoire desquelles est ou a été située une maternité.

Protection des données personnelles. Règlement européen sur la protection des données du 4 mai 2016 qui entrera en application le 25 mai 2018.

Marchés publics – Dématérialisation des procédures de marché public à partir du 1er octobre 2018.

  • 2019

« Full-démat ». Collectivités de plus de 10 000 habitants. Factures. Obligation d’accepter les factures électroniques des petites et moyennes entreprises.

  • 2020

Actes. Dématérialisation obligatoire du contrôle de légalité pour les régions, les départements, les communes de plus de 50 000 habitants et les établissements publics de coopération intercommunale.

Urbanisme. Transmission de tous les documents uniquement via Géoportail.

 

Stocker, ce n’est pas archiver

Certains termes n’ont pas le même sens pour les archivistes et les informaticiens. Ces derniers assimilent parfois le stockage à l’archivage. « Conserver des données numériques sur un disque dur externe ou un serveur revient à ranger des dossiers dans une armoire », souligne Lydiane Gueit-Montchal, directrice des archives départementales d’Indre-et-Loire. Ce n’est pas de l’archivage, pour au moins trois raisons : les données sont enregistrées dans leur format d’origine ; le serveur ne garantit pas leur lisibilité dans le temps ; elles sont accessibles à ceux qui les ont produites et leur contenu peut être modifié et altéré. Elles ne sont donc pas fiables et ne pourront pas constituer une preuve. Enfin, elles sont généralement conservées sur un site unique. Ce qui peut faire courir le risque de perte en cas d’incident.

 

Claire Sibille-de Grimoüard, sous-directrice de la politique archivistique au service interministériel des archives de France

« Il s’agit de sécuriser la destruction de documents papier numérisés »

Dans le cadre de la réforme du droit des contrats, l’article 1348 du code civil, devenu l’article 1379, a été remanié. Il dispose qu’est présumée fiable toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est maintenue dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat [décret du 5 décembre 2016]. Il s’agit de sécuriser la destruction de documents papier qui ont été numérisés. Le décret définit les situations dans lesquelles une copie sera présumée fiable. Il dispose, d’abord, qu’elle n’a pas nécessairement besoin d’être sur un support papier et fixe ensuite les conditions dans lesquelles la copie peut être faite par voie électronique.

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