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[OPINION] Dématérialisation des factures

Chorus pro : vers la modernisation de la comptabilité publique

Publié le 24/01/2017 • Par Auteur associé • dans : Billets finances, France, Opinions

facture
© Michael Nivelet - Fotolia.com
L’ordonnance du 26 juin 2014 impose à toutes les structures publiques d’émettre et de réceptionner des factures dématérialisées, à compter du 1er janvier 2017.

Bernard Remacle

Bernard Remacle

directeur du centre d’excellence e-invoicing, Basware France et Belgique

A compter du 1er janvier 2017, et à la suite de l’ordonnance du 26 juin 2014, les structures publiques se doivent d’émettre et de réceptionner des factures dématérialisées. Sont concernés, d’une part, l’Etat, les établissements publics nationaux, les collectivités territoriales et leurs groupements, ainsi que les établissements publics locaux, soit environ 78 000 entités. Et d’autre part, plus d’un million de fournisseurs, que sont les titulaires de contrats, les sous-traitants admis au paiement direct, ainsi que les collectivités territoriales et leurs établissements publics.

Plateforme Chorus plateforme

Pour accompagner cette obligation réglementaire, la plateforme Chorus factures, créée en 2012, dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie, évolue dans la continuité pour devenir Chorus pro, épine dorsale du système d’information comptable et financier de l’Etat. L’envoi des factures au format électronique ne sera obligatoire début janvier 2017 que pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les entités publiques.

Viendra ensuite le tour des entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés), en 2018, puis celui des petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés), en 2019. Les très petites entreprises disposent, quant à elles, d’un délai de trois ans, avec une obligation de dématérialisation de leurs factures au 1er janvier 2020.

Format EDI, PDF ou mixte XML-PDF

Les factures électroniques sont de différents types et ont chacune leurs spécificités. Une facture électronique est une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, quelle qu’elle soit. Elle peut revêtir plusieurs formats : EDI, PDF ou un mixte XML-PDF. Au travers du portail Chorus pro, trois modes d’envoi sont proposés afin de s’adapter aux capacités et aux besoins des fournisseurs concernés par l’obligation : la saisie manuelle des factures ou le téléchargement de factures PDF ou XML (signées ou non) depuis le portail, ainsi que le transfert de factures EDI en connexion directe ou via un opérateur de service.

L’envoi de factures en mode EDI est le plus complet (niveau d’intégration et d’automatisation élevé) mais il est aussi coûteux, peu évolutif et strictement « one-to-one ». Au contraire, le PDF est facile à mettre en place et bon marché, mais il est peu ou pas automatisable pour l’émetteur, et il doit être accompagné d’une signature électronique pour avoir une valeur probante. Enfin, le mixte XML-PDF, qui intègre les données de facturation et l’image, permet une automatisation de bout en bout, est sécurisé et flexible, et surtout « many-to-many ».

Afin de sécuriser les échanges, la loi encadre fortement les possibilités de transmission au travers des différents modes de sécurisation que sont l’EDI, le PDF signé et la piste d’audit fiable. Cette dernière fait de plus en plus d’adeptes : déjà obligatoire pour les flux de factures papier, elle couvre tous les formats de factures : papier, papier-EDI, PDF signé, non signé, fichier structuré…

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