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Dématérialisation

Facturation électronique : un syndicat mixte imagine un outil pour aider les collectivités

Publié le • Mis à jour le • Par • dans : Actualité Club finances, Régions

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Alors que la facturation électronique - c'est-à-dire la capacité à recevoir et traiter des factures dématérialisées émanant des entreprises fournisseuses - deviendra une réalité pour les administrations le 1er janvier 2017, un syndicat mixte breton propose aux collectivités un nouvel outil devant permettre de leur simplifier la vie. Il faut dire que ce nouveau processus de dématérialisation, aussi vertueux soit-il, impose à bon nombre d'administrations de sérieuses adaptations.

 

Chiffres-clés

Agenda - Conférence

Quel impact de la dématérialisation pour les marchés publics ? La Gazette organise son 3e Forum des acheteurs publics à Lyon le 22 septembre 2016, avec la participation exceptionnelle du SGMAP pour répondre aux questions des acheteurs.

Programme et inscription ici

Le compte à rebours est lancé. Dans 6 mois exactement, les collectivités devront avoir franchi l’étape de la facturation électronique, premier pas d’un processus plus large de dématérialisation des procédures budgétaires et financières. Cette « full-demat » devant faire gagner à terme du temps et de l’argent aux territoires. Sans compter l’impact écologique de cette mesure.

Si au départ, les collectivités ne recevront des factures dématérialisées que des 200 plus grandes entreprises fournisseuses – même si toutes les autres entreprises peuvent d’ores et déjà « basculer » si elles le souhaitent dès cette date -,  les choses devraient s’accélérer assez rapidement afin de faire rentrer dans le processus les entreprises de taille intermédiaire (au plus tard en 2018), les PME et PMI (au lus tard en 2019), et enfin les micro-entreprises (au plus tard en 2020).

Des plateformes et des facilitateurs

L’Etat, qui teste déjà la mesure depuis 2012, a donc créé  un portail - appelé Chorus Portail Pro – qui permet aux fournisseurs de « poster électroniquement » leurs factures. Charge aux collectivités de les récupérer sur cet espace, de les traiter puis de les envoyer au paiement, via une autre plateforme numérique, le portail Helios.

Et c’est ici qu’intervient le syndicat mixte Mégalis Bretagne. Ce dernier qui travaille avec 106 membres (la région Bretagne, les quatre départements, 12 métropoles et communautés d’agglo, et 89 communautés de communes et communes nouvelles) a imaginé une plateforme permettant de faire  l’interface entre les deux portails nationaux et les collectivités :

  • au moment de la réception de la facture et sa transmission aux services ;
  • puis au moment de l’envoi électronique de l’ordre de paiement.

Pas peu fier de sa trouvaille, le syndicat Mégalis Bretagne a même créé un clip pour vanter les mérites de sa plateforme :


La facture électronique : s’y préparer dès… par megalis-bretagne

Des choix techniques à faire rapidement

Il est vrai que ce système de facturation électronique impose aux collectivités de faire rapidement des choix quant aux processus techniques qu’elles comptent utiliser pour appliquer la loi au 1er janvier 2017. La Gazette le résumait ainsi il y a quelques semaines :

  • Pour celles disposant déjà d’une plateforme de dialogue avec leurs fournisseurs (comme e-bourgogne, par exemple), les factures seront déposées sur la plateforme en question, grâce à une interface de programmation (ou « API ») permettant de faire le lien avec les fonctionnalités de la solution CPP.
  • La seconde possibilité, dite « échange d’ordinateur à ordinateur » ou EDI, consistera à passer par un tiers de télétransmission : à partir des données reçues du fournisseur, CPP constituera un « flux-pivot » contenant un jeu de données minimal permettant d’initier la demande de mise en paiement. Ce flux-pivot sera envoyé par CPP, avec les données de facturation originales en pièce jointe, vers le tiers de télétransmission de la collectivité, pour intégration dans le système d’information de cette dernière.
  • Enfin, la solution la plus simple, notamment pour les petites communes, sera de se connecter au portail internet de la gestion publique par lequel passent leurs échanges habituels avec la direction générale des finances publiques (DGFIP). La collectivité, avec son identifiant et son mot de passe habituels, accédera à son espace « factures » dans CPP, où elle pourra consulter les données de la facture, les télécharger, informer le fournisseur en cas de rejet ou de suspension et traiter d’éventuelles sollicitations de l’entreprise. Dès réception sur CPP d’une facture la concernant, la collectivité sera en effet alertée par courriel.

Monêtier-les-Bains et Paris, en phase de test

Par ailleurs, huit collectivités – de toutes les tailles et de toutes les strates – ont été désignées pour tester dès le 1er juillet cette nouvelle plateforme Chorus Portail Pro. La commune de Monêtier-les-Bains (Hautes-Alpes), mairie de 1 000 habitants recevant 2 500 factures par an a par exemple été retenue dans la liste aux côtés de Paris (2,2 millions d’hab.) !

Centraliser ou pas ? Scanner ou pas ?

Interrogées par La Gazette quelques semaines avant de commencer leur test, ces communes évoquaient les problèmes qu’elles seraient amenées à gérer, et les solutions imaginées.

Ainsi, à Brest Métropole, 70 % des factures arrivent directement dans les services et seulement 30 % sont traitées par le service des finances.

Nous n’avons pas souhaité recentraliser car cela aurait eu beaucoup d’impact sur l’organisation pour une période qui n’est que transitoire. Dans trois ans, il ne devrait plus y avoir de facture papier. Cependant cela implique un volet conduite du changement très fort puisque la facturation électronique va toucher la fonction comptable d’une trentaine de directions opérationnelles. Nous allons devoir former environ 150 correspondants financiers mais aussi entre 250 et 300 agents assurant le service fait . (Ronan Cléac’h de Brest Métropole)

Quant à la région Paca, qui a elle centralisé la réception des factures à la direction des finances, il est question durant la période transitoire – où factures électroniques et papier vont coexister – de scanner toutes les factures papier.

Ainsi, il n’y aura plus qu’un seul process dans les services, et ils ne verront pas la différence entre factures électroniques et factures papier (Didier Venturini de PACA)

Néanmoins malgré ces adaptations nécessaires et les incertitudes qui en découlent, les directions des services se montraient dans nos colonnes plutôt enthousiastes à l’idée de mener cette expérience :

« Grâce aux factures électroniques, via portail CPP, nous pensons gagner sept jours de délais de mandatement, ce qui se traduit par un gain de jours de trésorerie pour les fournisseurs. Actuellement nous sommes à 20 jours », estimait Didier Venturini de Paca, quant à la ville de Monêtier-les-Bains (Hautes-Alpes), on espérait gagner 48 heures.

 

 

 

 

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