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Fusion des régions : 4 défis à relever pour les archivistes

Publié le • Mis à jour le • Par • dans : A la une, France

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ARCHIVO FSP CC 3.0 via Wikimedia 380px Fondos archivo © Archivo FSP CC 3.0 via Wikimedia

Les archivistes des régions fusionnées vivent une situation inédite, avec des enjeux de taille en termes de conservation des documents et des données. Ils misent sur les défis à relever pour faire sortir de l’ombre les services d'archives et leurs fonds dans l'ensemble des régions.

 

Tous les conseillers régionaux savent-ils qu’ils ont un service d’archives ? « Pas sûr », soufflent plusieurs archivistes régionaux. Pourtant leurs archivistes font face à une situation inédite, lourde d’enjeux pour la conservation de la mémoire des territoires régionaux et le bon fonctionnement de la chaîne documentaire.

La relative jeunesse de l’institution régionale explique en partie cette faible visibilité : faute de trésors patrimoniaux, les expositions et autres activités médiatisées sont rarissimes dans ces services. Ce qui les confine de facto dans leur dimension administrative, contrairement à leurs homologues des départements et des communes, qui, ces dernières décennies, sont devenus des pôles patrimoniaux à part entière.

« Les  services d’archives des régions sont souvent rattachés aux directions des moyens généraux, perçus parfois de façon très logistique, et regroupés avec les services de documentation.  Il leur faut gagner leur visibilité en ce qui concerne leur mission patrimoniale», complète Claire Bernard-Deust, présidente de la section des archives régionales de l’Association des archivistes français (AAF).

Le passage de 22 à 13 régions pourrait changer la donne : les archivistes concernés comptent bien profiter de cette mutation institutionnelle pour sortir de l’ombre les archives des régions, avec ou sans fusion. « Certes, dans les nouvelles régions, nous sommes dans l’incertitude. Mais nous devons communiquer auprès de nos élus et de l’encadrement de nos institutions, pour tirer le meilleur des fusions et relever les défis de cette période historique», résume Claire Bernard-Deust. Or les défis ne sont pas minces.

1 – Récolement post-électoral

Dans le sillage des élections régionales de décembre 2015, les archivistes sont censés procéder au contrôle systématique des fonds et des collections (vérification de l’état des documents et de leur localisation), appelé récolement post-électoral. Objectif : fournir au nouveau président de l’exécutif une  photographie précise et actualisée de l’état des archives transmises par son prédécesseur (ou ses prédécesseurs, en cas de fusion).

Obligatoire pour les communes(1), cette opération ne l’est pas expressément pour les autres types de collectivité. « Il est cependant recommandé par le SIAF, au titre des bonnes pratiques lors du renouvellement des assemblées et de l’exécutif», insiste Claire Bernard-Deust. Et de préciser : « Il a une valeur symbolique forte de prise en charge par l’exécutif de la question des archives ».

Le SIAF devrait d’ailleurs prochainement diffuser aux exécutifs régionaux une fiche pratique en ce sens. Dans les régions fusionnées, le récolement pourra donner lieu à un récolement unifié ou non et à la signature du procès-verbal par les présidents sortants des anciennes régions et par celui de la nouvelle.  Les services disposent d’un délai d’un an pour conduire l’opération de récolement.

2 – Clôture de l’activité des anciennes régions

L’opération s’annonce d’autant plus lourde qu’elle se conjugue avec la clôture des fonds des collectivités fondues dans une nouvelle entité territoriale. Les dossiers produits dans les services avant le 31 décembre 2015, dans chacune des anciennes collectivités régionales, vont être, progressivement, versés au service des archives de la nouvelle. Juridiquement, ces archives font partie du domaine public mobilier (art. L.2112-1 du Code général  de la propriété des personnes publiques). De plus, la loi NOTRe prévoit leur transfert de plein droit aux régions nouvellement créées (art.  133, alinéa 8). « Techniquement, les archivistes devront distinguer les différents fonds, en mettant en place un nouveau système de cotation», observe Claire Bernard-Deust.

3 – Gestion d’une masse de fonds hétérogènes

Ces fonds transférés vont rejoindre d’autres fonds d’origines diverses : ceux des ex-établissements publics régionaux (ancêtres des régions, de 1972 à 1986), ceux des régions en tant que collectivités territoriales (à partir de 1986), ceux des CESER et des organismes satellites des régions assurant une  mission de service public. A cela s’ajoute la production documentaire sur les fonds européens, crédits que gèrent les régions depuis 2014.

« En vue de contrôles, l’Union européenne  impose des contraintes assez fortes sur le plan des archives, avec des délais de conservation différents de ceux qui sont en vigueur en France. Il y a donc potentiellement des risques d’erreur, si les dossiers financés par  l’UE ne sont pas identifiés et signalés clairement dans les versements. Cela demande une attention particulière notamment lors des éliminations réglementaires », observe Claire Bernard-Deust. (2)

Enfin, les services d’archives des régions fusionnées vont prendre en charge progressivement les documents produits à partir du 1er janvier 2016 dans le cadre des nouvelles entités territoriales, mission que les professionnels ont tenté d’anticiper dans le cadre d’un groupe de travail informel (lire encadré).

Hôtel de la région Limousin, Lucas D.  CC BY 3.0

Hôtel de la région Limousin, Lucas D. CC BY 3.0

4 – Construction et transmission de la mémoire des régions

Les archivistes régionaux attirent l’attention sur l’importance des dossiers qui témoignent de la période qui s’ouvre au début 2016 : car au cours des prochaines années, une bonne part de l’activité des nouvelles régions va consister à harmoniser les politiques publiques et leurs supports administratifs. Les arbitrages et leurs réunions préparatoires vont représenter une masse documentaire inédite.

«C’est une page de l’histoire des régions qui se tourne, et il faut que cette étape laisse une trace, insiste la présidente de la section des archives régionales de l’AAF. D’une façon générale, la prise en compte de la valeur patrimoniale des archives régionales est désormais indispensable, tant dans les services d’archives qu’au sein de l’administration régionale dans son ensemble. »

Maître-mot : vigilance

Dans un contexte aussi mouvant que celui d’une fusion de régions, « la question des archives peut s’avérer sensible, note Claire Bernard-Deust, présidente de la section des archives régionales de l’Association des archivistes français (AAF). Ce chantier nécessite de redoubler de vigilance, pour éviter les destructions hâtives, collecter les dossiers des régions qui disparaissent (mémoire de leurs projets et de leurs réalisations), organiser les nouveaux services d’archives. »

Dès 2015, la section « archives régionales » de l’AAF  a constitué un groupe de travail ad hoc informel. Ce dernier a sollicité à plusieurs reprises l’avis technique et juridique du SIAF. Les professionnels y abordent de nombreux sujets, comme l’harmonisation des cotations des archives contemporaines issues de plusieurs régions fusionnées, la façon d’éviter les doublons d’archives relatives à la phase préparatoire de la fusion, ou, à l’inverse, d’éviter les destructions massives.

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    Notes

    Note 01 - article 4 de l’arrêté ministériel du 31 décembre 1926, cité par la circulaire du Service interministériel des archives de France du 3 mars 2014 - Retourner au texte

    Note 02 - L’AAF compte produire dans les prochains mois une fiche technique sur la gestion des archives liées aux fonds européens. - Retourner au texte

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