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Commande publique

Les services achats en quête de maturité

Publié le • Par • dans : Actu juridique, France

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tomate pas mûre © Flickr CC by sa e_haya

Les collectivités territoriales, vingt ans après les entreprises privées, font une découverte : la fonction achat est une vrai fonction, et c’est même une solution pour créer des ressources. Les marges de progrès de l’achat public se trouvent dans l’acquisition de réflexes, détaillés au cours de l’atelier « la fonction achat : un levier efficace », organisé lors du Congrès des DG qui se tient à La Rochelle le 2 octobre. Un atelier organisé en partenariat avec l’UGAP.

 

C’est un enjeu de taille pour les collectivités territoriales : aborder, désormais, l’achat comme une fonction économique, et non plus seulement comme une fonction juridico-administrative. Pour cela, il faudra développer les « réflexes achats ». Un changement de culture s’avère bien  nécessaire dans l’appréhension de l’achat public, à tous les niveaux, dans tous les services et jusqu’à l’élu.

Pas facile, car bien souvent l’achat en coût complet se révèle initialement plus coûteux. Un gain d’achat n’est pas toujours un gain budgétaire. Désormais, il faut « comprendre et faire comprendre » que les économies se réalisent sur la durée de vie et sur l’usage du produit ou du service acquis.

Réflexes

Parmi les réflexes recensés, il faut accorder plus d’importance aux phases en amont et aval d’un marché public. Pour Sébastien Taupiac, de l’Ugap, ce sont même les phases les plus critiques : il est essentiel de ne plus hésiter à pratiquer le « sourcing », en allant au-devant des fournisseurs. La bonne définition des besoins reste essentielle (même si elle doit  aboutir  à la conclusion qu’il est préférable d’internaliser une solution). Avec une conséquence vertueuse : la phase de négociation, parfois redoutée, peut devenir une pure formalité si la définition des besoins, le « sourcing » et le benchmark effectués auprès d’autres collectivités sont menés sérieusement. La négociation  peut  même alors aussi permettre de lever les ambiguïtés, par exemple en relisant le cahier des charges  et en en vérifiant la compréhension mutuelle.

Conséquence logique de la mise en application de la notion de prise en compte du « coût global », l’acheteur public doit  désormais, en aval,  suivre de près l’exécution du marché. Et la pratique qui consiste pour les services Achat « juridico-juridiques », à considérer que leur mission s’achève avec  la notification du marché est révolue. L’acheteur public doit développer une culture de contrôle des prestataires de sa collectivité. Par exemple, il s’avère efficace de prévoir dans le cahier des charges une exigence d’auto-évaluation des fournisseurs  ou d’organiser des revues d’activités régulières.

Empêcheur d’acheter tranquille

Du coté des agents, deux solutions s’offrent : former ou recruter des acheteurs issus du privé. Il n’existe pas de profil type du bon acheteur. C’est un état d’esprit, qui consiste justement à savoir se placer dans l’état d’esprit des fournisseurs. La collectivité peut faire monter en compétence des agents, notamment par la formation. Sous réserve cependant que les formations dispensées prennent en compte les nouvelles dimensions de la commande publique, sans la cantonner en un simple acte juridique. Autre solution, recruter des acheteurs issus du  privé. Lesquels risquent de se heurtent souvent à certaines  réticences.

Mais le nouvel acheteur public, quel qu’il soit, est souvent  perçu au début comme un « empêcheur d’acheter tranquille ».  Le DGS de Cognac témoigne : le responsable achat de sa collectivité est désormais  perçu par les services non plus comme un vecteur de contrainte, mais comme un partenaire interne. « Mais il ne faut jamais lâcher seul dans les services un nouvel acheteur : il faut le présenter, adosser sa mission au Service finances et même rendre le passage en service « achat «  obligatoire ».

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  1. 1. Breizh 21 05/10/2015, 13h09

    Aaahhhh la fonction achat dans le service public...

    Une très bonne idée génératrice, à terme, d'économies + ou - grandes.

    Le plus dûr est d'en convaincre les grands décideurs et que la mise en oeuvre soit pensée, pesée, organisée et systématisée.

    Ce n'est pas toujours gagné d'avance

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