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Réforme de l’état civil : beaucoup trop tôt, selon les archivistes

Publié le • Mis à jour le • Par • dans : France

Mairie avec drapeaux © Fotolia

Le projet de loi portant application de mesures pour la justice du XXIème siècle prévoit, dans son article 18, de supprimer la double tenue des registres de l’état civil si la commune en a informatisé la gestion. Les archivistes, tout comme les généalogistes, sont vent debout contre ce projet.

 

Attention, danger ! Pour l’Association des archivistes français (AAF),  les intentions du ministère de la Justice en matière d’état civil font peser un risque sur le droit de tout citoyen à voir son identité garantie par un acte authentique. L’inquiétude de la profession porte sur le projet de loi portant application de mesures pour la justice du XXIème siècle déposé au Sénat le 31 juillet 2015. Son article 18 autorise la suppression du second registre de l’état civil détenu par les TGI, lorsque la commune dispose d’un système de gestion électronique répondant à certains critères qui restent à définir (1)

Modernisation et économies

Objectif de la Place Vendôme : alléger la charge de travail des greffes des TGI, moderniser les procédures et réaliser des économies. Ce projet de réforme est élargi aux actes établis par le ministère des Affaires étrangères. Dans l’état actuel des choses, les actes sont établis en double exemplaire et reliés en fin d’année à deux registres, l’un conservé dans la commune, l’autre envoyé au TGI.  Cette organisation vise notamment à préserver la possibilité de reconstituer l’acte par un document authentique en cas de sinistre dans l’un des deux lieux de conservation. Pour assurer la mise à jour du registre conservé par le TGI, la commune envoie au greffe les avis de nouvelles mentions apposées sur les actes.

Système « fragilisé »

Compte tenu de l’informatisation progressive de la gestion de l’état civil dans les communes, le ministère de la Justice estime ce système « dépassé ». De surcroît, l’étude d’impact le juge même « fragilisé », puisque, depuis la loi n°89-18 du 13 janvier 1989  portant diverses mesures d’ordre social, les greffes du TGI ne sont plus tenus d’apposer sur leurs registres les avis de mention envoyés par l’officier d’état civil (obligation toutefois maintenue dans les territoires d’outre-mer). En conséquence, « les avis de mention se sont entassés dans les TGI au fil des années », pointe Katell Auguié, présidente de l’AAF.

Manque de recul

L’AAF fait valoir que le traitement informatisé de l’état civil est encore loin d’être généralisé. Et les communes sont encore moins nombreuses à disposer d’un système d’archivage électronique. En outre, l’association estime qu’on manque encore de recul sur la conservation numérique des données sur le long terme, pour pouvoir envisager une telle mesure. « Nous ne sommes pas contre la perspective d’un registre électronique de l’état civil. Mais il est impératif qu’il soit envisagé pour toutes les données au niveau national », précise Katell Auguié.

Pétition des généalogistes

Les généalogistes sont également vent debout contre ce projet. « Parce que l’état civil n’est pas une source comme les autres, parce que les communes ne sont pas sur un pied d’égalité dans la maîtrise des nouvelles technologies, parce que le maintien des données dans la même localité – quel que soit le support – compromet encore plus la sécurité et la sauvegarde de l’état civil», martèle Jean-François Pellan, président de La Fédération française de généalogie, dans le texte d’introduction à la pétition mise en ligne le 3 septembre 2015. Archivistes et généalogistes espèrent être entendus en amont de la discussion parlementaire, par le rapporteur du projet de loi au Sénat, Yves Détraigne, sénateur-maire (UDI) de Witry-lès-Reims (Marne). Pour les archivistes, l’automne est donc très chargé, avec ce deuxième front parlementaire qui s’ouvre, après celui du projet de loi « liberté de création, architecture et patrimoine » (CAP) sur lequel ils sont déjà très mobilisés.

« Il n’est pas possible de  jouer à l’apprenti sorcier avec l’état civil ! »

Katell Auguié et Romain Joulia, respectivement présidente de l’AAF et président de sa section des archives municipales et intercommunales, analysent les enjeux du projet de suppression de la double tenue des registres d’état civil.

L’étude d’impact du projet de loi portant application de mesures pour la justice du XXIème siècle présente la disposition prévue à l’article 18 comme une marche progressive vers le registre électronique de l’état civil. Êtes-vous opposés à une dématérialisation de l’état civil ?

Katell Auguié : Pas du tout ! La dématérialisation est une réalité. Nous appelons simplement à la prudence. Nous affirmons qu’il faut aller vers un archivage électronique généralisé à l’ensemble des données, et non à l’échelle de quelques villes, lorsqu’elles sont prêtes. Il n’est pas possible de jouer à l’apprenti sorcier avec l’état civil ! De plus, l’étude d’impact ne parle pas des communes qui ne sont pas équipées pour le traitement informatique de l’état civil, et qui enregistrent cependant beaucoup d’actes. On est en train de créer un système à deux vitesses.

Pourtant l’étude d’impact affirme que la réforme envisagée respecte « les règles de précaution régissant les actes de l’état civil »…

Romain Joulia : Manifestement, il y a une confusion entre archivage et sauvegarde. Hormis dans le passage sur le droit comparé, l’étude d’impact ne fait pas référence au concept d’archivage électronique. Ce n’est donc pas une évidence pour ses rédacteurs. L’archivage fait référence à la définition légale des archives, tandis que la sauvegarde renvoie au court terme et ne garantit pas l’authenticité du document. On aurait attendu plus de précision dans un texte émanant du ministère de la Justice. Pourquoi la notion d’archivage n’est-elle pas prise en compte ? C’est troublant. Sans doute la concertation en amont de la rédaction du projet de loi et de l’étude d’impact n’a-t-elle pas été suffisante pour expliciter l’amélioration de la sécurité des données.

Faudrait-il revenir à l’obligation de tenir à jour les deux registres de l’état civil ?

KA : Non, nous ne cherchons pas à faire marche arrière ! Les archivistes sont souvent moteurs dans la dématérialisation. Nous disons seulement que la sécurité des actes ne peut pas être négligée. Avec une telle mesure, l’administration se priverait du moyen d’assurer aux citoyens la possibilité de faire la preuve de leur existence et de leur identité. Il est clair que la tenue des deux registres et leurs mises à jour avaient fait leurs preuves.  On ne peut que regretter que cela ne soit plus le cas depuis 1989.

RJ : l’étude d’impact regrette la fragilisation de la double tenue des registres du fait de la disparition de l’obligation de mise à jour pour les TGI. Elle  nous dit donc que la solution passe par la suppression de l’obligation de la double tenue des registres. Le constat est bon, pas la solution envisagée, qui consiste, pour l’Etat, à se décharger sur les communes de sa  mission régalienne de l’archivage de l’état civil, qui, rappelons-le, reste un document  à caractère judiciaire.

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    Notes

    Note 01 - L'article 18 prévoit que "les communes dont les traitements automatisés de données de l'état civil répondent à des conditions et des caractéristiques techniques fixées par décret sont dispensées d'établir un second exemplaire des actes de l'état civil." - Retourner au texte

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