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A qui profite la simplification des marchés publics

Dématérialisation : une étape incontournable pour les acheteurs publics

Publié le 02/02/2015 • Par Bénédicte Boyer • dans : Dossiers d'actualité

Les élus autant que les agents doivent être rassurés sur la possibilité de corriger ou de compléter un flux électronique destiné au comptable. Les collectivités candidates à la dématérialisation totale doivent s’assurer que leur équipement informatique et bureautique réponde aux besoins d’une chaîne de travail entièrement électronique. 36 % des communes de moins de 500 habitants passées au PES V2 utilisent la signature électronique pour dématérialiser leurs bordereaux.
EN PARTENARIAT AVEC sponsor du dossier Dématérialisation : une étape incontournable pour les acheteurs publics

Comme nombre d’intercommunalités passées à la dématérialisation totale de leurs échanges avec le comptable public, la communauté de communes du pays de Quimperlé (16 communes, 54 600 hab., Finistère) s’est préoccupée, son propre chantier achevé, de faire bénéficier ses membres de son expertise.

Les communes, lors des réunions d’information organisées à leur intention, disent en effet qu’elles « sont sollicitées tous azimuts par les prestataires et s’inquiètent de l’investissement à faire », témoigne Gaëtan Cotonnec, directeur des finances de la communauté de communes : « Elles nous demandent quel type de matériel acheter, nous qui avons eu la chance de pouvoir nous appuyer sur un informaticien en interne. » Revue des différentes questions à aborder.

Compatibilité du logiciel financier

Sauf cas particulier, cette question ne devrait plus se poser : depuis le 1er janvier, les logiciels financiers doivent être conformes au protocole d’échange standard PES V2, ce point ayant été vérifié par la direction générale des finances publiques (DGFIP) pour quasiment tous les éditeurs du marché.

Encore faut-il que les collectivités procèdent aux mises à jour. De même, parfois, des ajustements sont nécessaires : Brunoy (25 700 hab., Essonne), ayant conservé son logiciel mais changé de version, a dû investir dans un nouveau serveur informatique ; Saint-Joseph (37 100 hab., Réunion), profitant de la dématérialisation pour décentraliser l’attestation de « service fait », a choisi la licence illimitée pour son logiciel financier, afin de pouvoir l’installer dans tous les services municipaux.

Production des pièces justificatives dématérialisées

La perspective de supprimer le papier change les habitudes. « Au départ, il y a des levées de boucliers dans les services, raconte Fazia Marchand, directrice des finances de Brunoy. Chacun s’inquiétait de la disponibilité de ses factures ! » La ville de Saint-Joseph, faisant le diagnostic de la circulation du papier dans la mairie, s’est ainsi aperçue qu’un marché pouvait être copié sept à neuf fois et une facture six à sept.

Le point essentiel, pour Frédéric Zajakala, directeur financier de Saint-Joseph, est de « répartir la charge de la numérisation entre tous les producteurs de papier, pour qu’elle ne repose pas uniquement sur le service comptabilité ». A Lambesc (lire p. 39), où le service financier est détaché du service « commande publique », Cécile Berassen, responsable des finances, a formé sa collègue aux méthodes adéquates pour scanner, nommer et classer les dossiers de marché. Un tel partage de l’information réduit ensuite le temps de recherche des documents.

Equipement bureautique des agents

Au service des finances de Brunoy, le choix a été fait de relier un petit scanner directement au poste de l’agent qui enregistre les factures, plutôt que d’utiliser le photocopieur partagé situé au bout du couloir. Saint-Joseph, au début, avait aussi opté pour deux petits scanners dédiés, mais des problèmes de bourrage papier et de déconnexion des serveurs ont eu raison de ce matériel, remplacé par de gros copieurs-scanners. La communauté de communes du pays de Quimperlé (Cocopaq), elle, combine les deux systèmes : l’essentiel de la numérisation est réalisé au service accueil, sur un photocopieur déjà installé, et, pour 800 euros, un scanner de plus a été fourni au service comptabilité.

Quant à l’équipement des agents en double écran (l’un pour travailler sur le logiciel comptable, l’autre pour visualiser les pièces justificatives), s’il est de règle côté DGFIP, ce n’est pas toujours le cas dans les collectivités. Il n’a été jugé indispensable ni à Brunoy ni à la Cocopaq, où le logiciel comptable permet d’afficher une facture à l’écran tout en faisant de la saisie. A Artignosc-sur-Verdon (310 hab., Var), en revanche, Christine Messager, secrétaire de mairie, apprécie l’équipement conseillé par son trésorier : « Quand on regarde un bordereau avec une pièce justificative, la facture s’ouvre sur le second écran : c’est bien plus pratique. »

Lecture automatisée de documents

« L’OCR, c’est presque magique », pour Frédéric Zajakala. La reconnaissance optique de caractères (OCR), ou lecture automatisée de documents, évite la double saisie manuelle, dans le logiciel financier, de certains éléments inscrits sur les factures. Plutôt destiné aux collectivités traitant un volume important de factures, son bon fonctionnement suppose que les documents traités soient correctement présentés.

A cet effet, le service communication de Brunoy a créé une étiquette jaune fluo, apposée sur tous les bons de commande, pour attirer l’attention des fournisseurs sur la nécessité de reporter leur numéro sur la facture. « Cela a porté ses fruits, indique Fazia Marchand, et l’OCR, qui nous a un peu déçus au départ, nous fera gagner du temps demain. »

Signature et transmission électroniques des flux

La DGFIP propose un certificat et un outil de signature gratuits, avec la possibilité de déposer les flux électroniques signés sur un portail. Cette solution est adaptée aux collectivités réalisant peu de flux, même si de toutes petites communes, telles qu’Artignosc-sur-Verdon, préfèrent parfois le confort du parapheur électronique vendu par leur éditeur financier et d’un tiers de télétransmission assurant la fluidité des différentes opérations.

La Cocopaq a pour sa part testé une étape intermédiaire, avec une alerte par courriel au service concerné par l’arrivée d’une facture, celle-ci étant mise à disposition sur un serveur partagé, pour validation du service fait par retour de courriel. Résultat : « Certains agents, s’amuse Vincent Le Coz, responsable de la comptabilité, imprimaient les courriels et la facture, puis revenaient aux finances avec le papier signé ! »

Et la sécurité dans tout ça ?

A Saint-Joseph, l’arrivée imminente de la signature électronique a soulevé des interrogations chez les élus sur la sécurité informatique du nouveau système : en signant de chez eux, ne risquaient-ils pas de se faire pirater, le pirate pouvant alors pénétrer dans le réseau de la mairie ? « C’est purement psychologique, souligne Frédéric Zajakala, directeur financier de Saint-Joseph : a-t-on confiance ou pas dans les nouvelles technologies de l’information et de la communication ? Avec le papier, le risque existe aussi. »

Cet article fait partie du Dossier

Acheteurs publics : prendre en main la nouvelle réglementation

Sommaire du dossier

  1. Dématérialisation : ce que vous devez faire avant le 1er octobre 2018
  2. Commande publique : une mutation culturelle et économique pour acheter plus efficace
  3. Dématérialisation : les acteurs publics sous pression face à l’échéance
  4. Achat public : des règles assouplies pour une créativité accrue
  5. Achat public : une professionnalisation à petits pas
  6. Dématérialisation : il faut enclencher la vitesse supérieure
  7. Marchés publics et concessions : de nouvelles obligations pour les plateformes de dématérialisation
  8. Témoignages : pour l’achat public, à chaque structure sa solution
  9. « Le nouvel enjeu de la commande publique : la dématérialisation »
  10. « Pour l’acheteur comme pour l’entreprise, la crainte du changement reste un frein »
  11. Achat public : les collectivités à la recherche de la bonne formule
  12. Les 5 mesures phares de la simplification des marchés publics
  13. Marchés publics et innovation : une équation impossible ?
  14. Portrait robot du nouvel acheteur public : regards croisés
  15. Modernisation de l’achat public : les intercos encore loin du compte !
  16. L’acheteur public, de bon gestionnaire à manager 2.0 ?
  17. « Laissons Molière à la littérature et au théâtre ! »
  18. Plaidoyer pour un code des marchés publics idéal
  19. Dématérialisation : une étape incontournable pour les acheteurs publics
  20. La commande publique sur tous les fronts…. pas si simple pour les acheteurs !
  21. Marchés publics simplifiés (MPS) : Poitiers, la ville record !
  22. Dématérialisation : la montée en compétence des acheteurs
  23. Simplification des marchés publics : de bonnes intentions à confirmer pour les associations
  24. CGPME, Capeb, FFB… : Oui au MPS, non au Dume
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