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Fiche pratique 1 : Recruter sans discriminer

Publié le 01/02/2010 • Par La Rédaction Benjamin Lupu • dans : Dossiers d'actualité

Les services juridiques de la Haute autorité de lutte contre les discriminations et pour l'égalité (Halde) ont rédigé 3 fiches pratiques, à l'intention des responsables des ressources humaines des collectivités locales, mais aussi des agents. Sous forme de questions/réponses, elles donnent les clés juridiques et méthodologiques pour éviter les discriminations. Voici la première, consacrée à la phase de recrutement.

1. Comment rédiger et constituer la fiche de poste pour un recrutement ?

Le poste à pourvoir est à définir précisément avec des critères objectifs limités aux compétences et aptitudes professionnelles requises par les missions à remplir et les tâches à effectuer. Le profil de poste, comme l’annonce, ne doit pas faire référence aux critères prohibés par la loi.
Il peut énoncer des exigences particulières en termes d’aptitude physique, à condition qu’elles soient justifiées par les nécessités du poste (voir question 10). L’annonce rédigée au féminin et au masculin évite ambiguïté et autocensure de la part des candidat(e)s.

Chaque critère de sélection doit correspondre aux missions et tâches exigées par l’emploi concerné. Il convient d’inviter les responsables des services à élargir leurs critères de sélection de façon à diversifier les profils des candidatures : privilégier une formation à une école ou un diplôme particulier ; insister davantage sur les capacités souhaitables que sur les connaissances…

2. Que peut-on demander dans un dossier de candidature ?

La constitution et le traitement des dossiers de candidature peuvent contribuer à augmenter ou, au contraire, à réduire les risques de discrimination. Les dossiers ou questionnaires d’embauche ne doivent demander que des renseignements en lien direct avec les conditions de l’emploi public et les nécessités des postes à pourvoir.
En solliciter d’autres moins pertinents ouvre le risque d’une prise en compte discriminatoire s’ils concernent des critères prohibés, même si certains peuvent être ensuite demandés pour constituer le dossier administratif du nouvel agent (situation de famille, mode d’acquisition de la nationalité française…).

L’anonymisation des C.V. soumis à la présélection peut être une méthode de prévention des discriminations en raison du patronyme, de l’origine réelle ou supposée, de l’adresse, voire de l’âge et du sexe. La HALDE recommande de supprimer les photos sur les dossiers soumis à la présélection.

3. Par quel biais diffuser la fiche de poste ?

Si la publicité des offres d’emplois publics est une obligation, le choix de ses modalités est déterminant pour l’égalité des chances. Il est important de diffuser largement l’offre d’emploi en interne, même si l’on ne croit pas pouvoir y trouver le profil recherché, et en externe, en laissant un temps suffisant pour permettre aux personnes intéressées de présenter leur candidature.

En-dehors du recrutement sur listes d’aptitude, utiliser plusieurs canaux et moyens de diffusion permet de diversifier les candidatures et les profils. Le recours exclusif à certains viviers de recrutements identifiés (écoles spécifiques, réseaux, etc.) favorise la reproduction sociale voire ethnique et réduit les chances de trouver le maximum de candidatures de qualité.

4. Qu’est-ce qui est permis au stade de la sélection et du tri des dossiers de candidatures ?

Le premier tri sur dossier doit s’opérer sur des critères objectifs et justifiables. Il est conseillé d’établir une grille d’évaluation à partir du profil de poste qui servira de guide à la sélection. Peuvent y figurer :

  • qualifications,
  • compétences techniques,
  • savoirs faire,
  • expérience,
  • motivation.

Ces critères peuvent éventuellement être pondérés selon leur importance pour le poste.
Remplir cette grille permet un tri plus objectif et d’expliquer ultérieurement les choix. Décider collégialement du sort des dossiers de candidatures peut aider à ce travail.

Il convient de ne juger une candidature, surtout si elle ne correspond pas à première vue, que d’après les critères de compétences et d’aptitudes identifiés pour le profil de poste, sans anticiper une éventuelle réaction négative du comité de sélection. A l’inverse, la seule volonté de corriger des inégalités constatées ne légitime pas une pratique discriminatoire, comme ne retenir que des candidatures féminines pour un poste de direction.

5. Quels sont les critères prohibés dans le recrutement ?

En dehors de certaines conditions exigées par la loi (nationalité…) et des dispositifs légaux favorisant le recrutement des personnes handicapées ou se fondant sur des critères socio-économiques, toutes autres considérations sans lien objectif avec les emplois visés sont interdites ; et si elles sont liées à un critère prohibé, elles constituent une discrimination illégale.

Les 18 critères de discrimination sanctionnés par la loi (Art. 225-1 du code pénal) sont :

  • l’origine,
  • le sexe,
  • l’âge,
  • la situation de famille,
  • l’état de grossesse,
  • l’apparence physique,
  • le patronyme,
  • l’état de santé,
  • le handicap,
  • les caractéristiques génétiques,
  • les mœurs,
  • l’orientation sexuelle,
  • les opinions politiques,
  • les activités syndicales,
  • l’appartenance ou la non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation, une race ou une religion.

6. Comment conduire les entretiens de sélection ?

Les entretiens doivent veiller à traiter de façon égale les candidat(e)s et évaluer leurs savoirs faire professionnels avec objectivité. Une grille d’analyse élaborée à partir du profil de poste, avec éventuellement des critères comportementaux, peut aider à fonder une évaluation plus objective et servir de guide d’entretien.
Les questions sans lien direct avec les conditions à remplir pour le poste sont à éviter, tels les goûts personnels ou les habitudes de vie comme celles pouvant être considérées comme discriminatoires : Projetez-vous d’avoir des enfants ? Vous êtes pacsé(e) avec une femme ou un homme ? Dans quel pays êtes-vous né(e) ? Pratiquez-vous une religion ?…

Il convient de garder une trace écrite des entretiens, en veillant à proscrire les commentaires portant sur des critères interdits, et de les archiver avec les dossiers de candidature retenus pendant au moins cinq ans (délais de prescription Art. 2224 du code civil).

7. Comment objectiver la sélection ?

Des épreuves de sélection peuvent être organisées pour départager les candidat(e)s présélectionnés. Leur nature et leur contenu doivent permettre de vérifier les compétences nécessaires au poste proposé. Elles doivent rester ouvertes à la diversité des profils possibles. Trop restrictives (primauté accordée aux tests théoriques ou de culture générale par exemple), elles peuvent écarter des candidatures particulièrement adaptées aux besoins.

Pour des emplois moyennement qualifiés, la HALDE recommande la méthode des habiletés ou de recrutement par simulation développée par l’A.N.P.E. qui peut faire ressortir des aptitudes professionnelles de candidats ne présentant pas à première vue le profil recherché. Sont à proscrire les tests non fondés scientifiquement (graphologie, numérologie…). Si l’utilisation de tests peut compléter les informations déjà recueillies, elle ne peut suffire à motiver une décision de recrutement.

8. Comment doit se dérouler le choix final ?

Si la décision finale appartient à l’autorité territoriale, un choix collégial du/des candidat(e)s proposés permet la confrontation des points de vue et d’interroger les a priori de chacun. Les stéréotypes sur le profil souhaitable, les préjugés sur le niveau réel des besoins, la tendance à rechercher le même profil que soi, sont des approches souvent inconscientes, mais fréquentes, susceptibles d’être sanctionnées si elles fondent un refus d’embauche.

Utiliser la grille d’évaluation établie lors de l’élaboration du profil de poste ou en constituer une qui réunisse les critères privilégiés tout au long de la procédure favorise une décision plus objective et formalisée. Ainsi, s’il y a présomption de discrimination, l’administration pourra établir que la décision prise à l’encontre du réclamant repose sur des éléments objectifs étrangers à toute discrimination.

9. Doit-on prévoir des réponses concernant les refus de candidature ?

La réponse aux candidats non retenus est une nécessité éthique. De plus, le défaut de réponse ou des réponses sans explications peuvent être interprétés par les candidat(e)s comme une discrimination, même si le recrutement s’est fait sur des critères objectifs.

Les candidat(e)s pourront être informé(e)s, au préalable, de la date estimée pour la fin du recrutement. Au terme de la procédure, à défaut d’être précis sur les motifs de refus, la HALDE recommande d’indiquer clairement, dans les courriers, qu’un responsable en ressources humaines se tient à leur disposition pour des informations complémentaires.

10. Comment traiter la question des conditions d’aptitudes physiques ?

Il est légitime et légal d’exiger que les candidat(e)s soient aptes physiquement à assurer les contraintes des fonctions visées (Art. 5 loi n°83-634 dite loi Le Pors). Etudiée au cas par cas, l’appréciation des conditions d’aptitude physique particulières ne porte que sur la capacité de chaque candidat(e), estimée au moment de l’admission, à exercer les fonctions de l’emploi auquel elle/il prétend.
Si elle peut intégrer les conséquences de l’évolution prévisible d’une affection déclarée, elle doit aussi tenir compte de l’existence de traitement permettant de la guérir ou de bloquer son évolution (CE, 6 juin 2008, req. n°299943), comme des possibilités de compensation du handicap. Ainsi, une personne atteinte d’une maladie évolutive (susceptible d’ouvrir un droit à un congé de longue maladie ou de longue durée) ne peut être exclue a priori de l’accès aux emplois publics.

En cas d’exigences particulières d’aptitude physique qui doivent être justifiées et proportionnées, l’offre d’emploi doit préciser ces impératifs pour fonder explicitement d’éventuels refus. Le jury de sélection peut rappeler ces contraintes quand elles sont une condition nécessaire au poste ; il n’est cependant pas compétent pour apprécier l’aptitude physique d’un candidat ou les aménagements nécessaires à sa forme de handicap. C’est au médecin du travail de le faire s’il existe un doute. Plus le profil est précis, mieux il est à même de juger et de justifier un éventuel rejet.

Discriminations directes ou indirectes

La loi n°2008-496 du 27 mai 2008 définit précisément la discrimination directe comme la situation dans laquelle, sur le fondement d’un critère prohibé, une personne est traitée de manière moins favorable qu’une autre ne l’est, ne l’a été ou ne l’aura été dans une situation comparable.

Constitue une discrimination indirecte une disposition, un critère ou une pratique, neutre en apparence, mais susceptible d’entraîner, pour l’un des 18 motifs (voir question 5), un désavantage particulier pour des personnes par rapport à d’autres, à moins que cette disposition, ce critère ou cette pratique soit objectivement justifié par un but légitime et que les moyens pour réaliser ce but soient nécessaires et appropriés.
Devant le juge administratif, seul importe le résultat, qu’il soit réalisé ou susceptible de l’être. L’intention de l’auteur n’est pas prise en compte.

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