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Management

Pilotage des effectifs : peut-on se passer de tableaux de bord ?

Publié le 02/05/2014 • Par Martine Doriac • dans : A la Une RH, France, Toute l'actu RH

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D.R.
Créés par la ville et l’interco de Saint-Dizier, des tableaux de bord mensuels et annuels des RH ont suscité l’engouement sur le forum du Club RH de la Gazette. Leur conceptrice et ceux qui les ont téléchargés expliquent l’intérêt pour les services de disposer de tels outils de pilotage.

« Je recherche des tableaux de bord mensuels et annuels de gestion et budget des RH. » Ce message posté, le 25 janvier, sur le forum du Club RH de « La Gazette » a reçu une première réponse positive le 28 janvier. Une abonnée du club répond qu’elle a conçu de tels tableaux pour la communauté d’agglomération et la ville pour laquelle elle travaille, Saint-Dizier, et qu’elle est disposée à les communiquer. Depuis, près d’une centaine d’internautes l’ont sollicitée. La rédaction du magazine a alors contacté Saint-Dizier afin de mettre à disposition de tous ces outils anonymisés, en téléchargement.

Données complètes sur la situation des agents – « J’ai été surprise du nombre de personnes intéressées », confie Annabelle Alpheran, chargée de la modernisation des services et du contrôle de gestion auprès de la direction générale adjointe « ressources » de la ville et de l’agglomération de Saint-Dizier, Der et Blaise (650 agents, 39 communes, 45 000 hab., Haute-Marne), qui les a réalisés. « Il existe nombre d’outils et de tableaux pour des communes petites et moyennes, mais aucun ne récapitule la situation des agents », précise celle qui, pour les concevoir, a sollicité les conseils d’un contrôleur de gestion.

La masse salariale de Saint-Dizier représente 50 % du budget de fonctionnement. Chaque départ est l’occasion de s’interroger sur le remplacement du poste. Et c’est le cas dans de nombreuses collectivités. « Avec des budgets de plus en plus contraints, nous rognons sur les effectifs. Nous avons un tableau avec des + et des – afin de visualiser d’éventuels sur ou sous-effectifs », précise la direction générale adjointe de Saint-Dizier. Selon le cas, si l’activité est amenée à augmenter, ou si l’année précédente il n’y a eu aucun recrutement, elle utilise ces tableaux, avec des codes couleurs pour distinguer les recrutements internes et agir avec une vision à la fois rétroactive et prospective sur trois à cinq ans.

Réalisés sous Excel, ces tableaux, qui croisent de multiples informations, ont le mérite de la simplicité. Ils peuvent être imprimés au format A3 et facilement pointés. Plusieurs d’entre eux permettent le suivi budgétaire de la masse salariale, année après année, avec le nombre d’agents et leur profil. Mois par mois, on peut ainsi suivre l’échéance des contrats et les budgets correspondants. En fin d’année ou au début de la suivante, lors de la préparation du budget, ces outils montrent la progression de la masse globale en fonction des avancements.

Anticiper sur le long terme – En intégrant l’âge des agents, de tels tableaux apportent une vision à long terme pour anticiper les départs à la retraite. « Avec les réformes, ces données sont moins fiables qu’auparavant. Mais quand on compte de nombreux cadres ayant des compétences spécifiques et âgés de 55 à 60 ans, il faut anticiper la transmission de leurs savoir-faire. En raison des budgets contraints, nous établissons une gestion sur plusieurs années », explique Annabelle Alpheran. D’autres tableaux récapitulent les absences par motif (détachement, disponibilité, congé parental), ce qui permet d’anticiper les retours. « Si j’ai un conseil à donner, c’est d’avoir un tableau à l’instant T et de conserver cette version sans l’écraser. Il est utile de garder un état de situation au 31 décembre et au 1er janvier », recommande leur conceptrice.

Ratios de coût par service

Saint-Dizier, comme une cinquantaine d’autres collectivités, travaille avec la Fédération des villes moyennes pour établir, à l’aide de tableaux, des ratios de coûts par service. Les échanges entre adhérents permettent à chacun de se situer. A Saint-Dizier, la mise en place d’un groupement de commandes a permis une réduction des coûts d’impression et de photocopies.

Une vision d’ensemble prospective

Les tableaux de bord réalisés à Saint-Dizier sont utiles à partir d’un effectif de quarante agents. Les données peuvent être synthétisées et rafraîchies au vu des informations individuelles extraites du logiciel de paie et de suivi des carrières, ou d’un système d’informations RH plus complet. En l’absence de ces progiciels, les tableaux peuvent être remplis manuellement et compléter les états de gestion de carrière fournis par les centres de gestion.

Dans des collectivités plus grandes, ils apportent une vision d’ensemble rétroactive et prospective que ne permet pas le logiciel de paie et carrières. Une collectivité avancée en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences qui veut rationaliser ses effectifs pourra les utiliser en complément d’autres outils.

Témoignages

Un gain de temps

Saint-Etienne-au-Mont (Pas-de-Calais), 60 titulaires, 5 100 hab.

Responsable des ressources humaines (RRH) à Saint-Etienne-au-Mont, Karine Fournier compte adapter les tableaux RH mis au point par Saint-Dizier aux spécificités de sa commune. « On nous demande de plus en plus de statistiques sur le personnel, les absences, les journées de formation, les départs à la retraite… afin d’anticiper et de gérer les remplacements », note la responsable, qui dispose d’un logiciel de paye mais pas d’un logiciel de RH. « Ce serait un gain de temps considérable. Pour l’instant, nous ne l’avons pas financé. Il nous faut donc d’autres outils car élus et chefs de service rajeunissent : ils sont habitués aux tableaux de bord, nous demandent d’être pointus et de répondre vite à leurs questions. A nous d’aller chercher rapidement les renseignements en interrogeant nos données et en ayant une vision globale », précise la responsable, qui compte généraliser le tableau de suivi des agents des espaces verts à tous les services afin d’en visualiser le coût.

« Chaque chef y intégrera ses dépenses et ses recettes, et estimera ses besoins à venir. C’est important car certaines charges d’entretien des bâtiments doivent être pluriannualisées pour être réalisées. » Karine Fournier utilise par ailleurs l’ouvrage « Les tableaux de bord des ressources humaines » (1) : « C’est une base simple pour commencer.»

Contact : Karine Fournier, tél. : 03.21.87.79.65.

Une aide à la décision

Saint-Brieuc (Côtes-d’Armor), 1 250 agents, 48 000 hab.

« Le forum du Club RH de La Gazette est un lieu d’échange de pratiques intéressant à l’instar de la mise à disposition de tableaux de bord par la collègue de Saint-Dizier. En raison de budgets contraints, les marges de manœuvre pour maîtriser la masse salariale sont limitées », souligne Aline Detry-Isabet, responsable du service recrutement, gestion individuelle des agents et budget à la direction des RH de Saint-Brieuc.

« Nous assurons un suivi des départs, remplacements et heures supplémentaires sur des tableurs Excel », détaille-t-elle, estimant que les systèmes d’information des RH (SIRH) fonctionnent bien pour les données individuelles, mais pas pour celles nécessitant un regard global.

« On peut saisir les heures supplémentaires payées, mais il nous faut savoir ce qui les a générées, combien coûtent celles liées aux astreintes, au surcroît d’activité… »

Autre difficulté, les récupérations n’apparaissent pas car le SIRH, en l’absence d’outil de gestion du temps, n’intègre que ce qui est payé. Par ailleurs, les remplacements étant assurés par le centre de gestion, leur suivi et comptabilité sont extérieurs. Or ces données doivent être affinées pour le suivi budgétaire annuel, pour les projections afin d’intégrer l’effet noria dû au vieillissement [tassement de la masse salariale, ndlr] et le coût d’événements ponctuels. Des tableaux prospectifs sont développés en interne, à défaut d’outils de simulation de la masse salariale convaincants.

Contact : Aline Detry-Isabet, tél. : 02.96.62.54.99.

Notes

Note 01 De Bruno Carlier, Ed. Territorial. Retour au texte

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