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Formation : Anticiper les besoins pour adapter son budget

Publié le 30/09/2013 • Par Bénédicte Rallu • dans : Dossiers Emploi

Imaginer les demandes en matière de formation demeure une pratique pleine d’incertitudes. La multiplication des sources d’information et le plan de formation aident à affiner et à cadrer, chaque année, les prévisions budgétaires.

Cet article fait partie du dossier

La formation des agents à la recherche de performances

En ces temps de contraintes financières, l’heure est à l’optimisation. C’est-à-dire, concernant la formation, mieux former en moins de temps, puisque le nombre moyen de journées par agent baisse dans la FPT (1).
Chantepie (100 agents, 9 800 hab., Ille-et-Vilaine) a fait de la formation l’une de ses priorités politiques, dont le budget a doublé en l’espace d’une mandature, tout en cherchant à en réduire l’impact sur les dépenses de la commune. « Nous privilégions les formations du CNFPT et ne passons par des prestataires privés que pour des besoins plus ciblés ou plus techniques », détaille le maire, Grégoire Le Blond.
Ainsi, la commune affiche une cotisation CNFPT de 47 500 euros par an et un budget propre de 20 000 euros. La plupart des collectivités recherchent au maximum l’équilibre entre financement du CNFPT et ressources propres.

Anticiper et prioriser – Pour discuter avec le CNFPT, mieux vaut déjà connaître ses besoins, ainsi que les priorités politiques et de gestion des ressources humaines. Le plan de formation – en général pluriannuel – en est la traduction. « Il permet d’anticiper au maximum et de ne pas décevoir les agents. Nous priorisons », explique Grégoire Le Blond.

Au conseil général du Doubs (2 400 agents, 527 800 hab.), le plan de formation, qui constitue « un axe fort de la politique RH » avec un budget annuel de 900 000 euros réparti de façon égale entre budget propre et cotisation CNFPT, « est élaboré selon une logique collective et transversale à laquelle sont associées des approches métiers et individuelles », indique Véronique Curie, chef du service « formation ».

Chaque année, il est indispensable de recenser les besoins précisément pour repérer les demandes collectives et individuelles. Les outils sont divers et souvent couplés : questionnaires, rencontres avec les services, analyses des formations passées… Les entretiens annuels constituent une autre source d’information essentielle qu’il faut pouvoir exploiter au mieux.

« En vue de faciliter la préparation du budget, l’idéal serait de disposer des parcours de formation pour chaque agent, témoigne le DRH de Metz, Xavier Jouzel. Nous avons commencé à le faire pour les emplois d’avenir (trente recrutements cette année) et pour les agents dans une démarche de mobilité ou de reclassement. Cela nous donne de la visibilité sur plusieurs années, car nous construisons le parcours au moment du recrutement. Du coup, nous pouvons financer au cas par cas. »

Optimiser les coûts – Le conseil général du Doubs s’appuie lui aussi sur les parcours de formation. « Nous travaillons à partir des besoins de la personne pour définir les actions de formation et les prioriser, en cohérence avec les objectifs visés. Penser en termes d’itinéraire nous aide à anticiper et donc à trouver des leviers d’optimisation des coûts et de retour sur investissement », éclaire Véronique Curie.

Connaître les besoins précisément n’évite pas les surprises, comme l’émergence d’une tendance (la gestion du stress ces dernières années) ou d’une réglementation. C’est pourquoi il est souhaitable de conserver une marge de manœuvre. Dans sa répartition des budgets selon les catégories de formation (CNFPT, en intra, collectives, personnelles…), Audrey Zaessinger, responsable de la formation au conseil régional d’Alsace, laisse ainsi toujours une petite « part non attribuée » qu’elle peut utiliser ou rebasculer sur une autre enveloppe, si nécessaire.

De l’outil informatique à l’audit

Du simple tableau Excel croisant les dépenses jusqu’à la base de données recensant les vœux exprimés lors des entretiens individuels, en passant par le logiciel de gestion des parcours des agents, différents outils informatiques aident à dessiner une cartographie assez fidèle des besoins en matière de formation.

Plus élaboré, un audit précis des besoins peut être réalisé par certains prestataires extérieurs. « Nous effectuons des préconisations pour optimiser les rythmes, par exemple une formation sur Powerpoint plutôt en e-learning qu’en présentiel », explique Frédéric Griveau, PDG d’Edugroupe, un organisme de formation spécialisé dans l’informatique.

Chaque année, une course contre la montre

Metz (Moselle) 2 300 agents 120 800 hab.

Le plan de formation triennal donne les grandes orientations. Mais, chaque année, à Metz, c’est la « course contre la montre » pour le décliner en actions plus précises à partir des demandes individuelles et collectives, explique Xavier Jouzel, directeur des RH. Le budget prévisionnel est défini en septembre, alors que les évaluations professionnelles ne débutent qu’en été.
« Il faut pouvoir recenser les besoins de formation pour les budgétiser et les inclure dans le prévisionnel, tout en faisant en sorte que les demandes restent pertinentes malgré le décalage dans le temps, affirme-t-il. Le recensement doit se faire en amont du prévisionnel, mais pas trop. Nous travaillons au plus près des besoins pour que le budget soit cohérent avec nos contraintes budgétaires et suffisant pour couvrir l’année suivante. »

En outre, comme les conditions du partenariat avec le CNFPT ne sont connues qu’en fin d’année, voire en début d’année suivante, « nous faisons des estimations sans être sûrs que le CNFPT financera les formations en intra. Or, c’est ce financement qui permet de dégager les marges de manœuvre pour faire face aux besoins non prévisibles ». Le recueil des besoins est donc essentiel. « Nous multiplions les canaux d’information. Les vœux exprimés lors des entretiens professionnels sont, par exemple, entrés dans une base de données. »

Contact : Xavier Jouzel, email : xjouzel@mairie-metz.fr

Des sessions collectives en interne

Alsace 1 900 agents • 1,85 million d’hab. –

D’année en année, la région Alsace conserve un budget de formation constant (405 000 euros en 2013, auxquels s’ajoute la cotisation CNFPT d’un montant à peu près équivalent). Pour conjuguer au mieux besoins et formations tout en étant réactif, le service « formation » privilégie au maximum les sessions collectives en interne. Celles-ci sont dispensées par des agents de la collectivité et permettent de constituer des groupes homogènes.

« Avec les formations en intra, nous touchons beaucoup plus de monde et nous n’avons pas de frais de déplacement, de repas ou d’hébergement, explique Audrey Zaessinger, responsable de la formation. On peut adapter les contenus aux procédures de la collectivité, l’agent repart avec une formation adaptable à son poste de travail. » La région gagne ainsi en rentabilité.

« Jouer sur les sessions collectives me permet de diminuer l’enveloppe des formations individuelles », ajoute la responsable. Au moment de répartir son budget par types de formations et par thématiques, Audrey Zaessinger essaie donc de « regrouper par domaines ». Ensuite, elle travaille en partenariat avec le CNFPT pour négocier au mieux des sessions sur mesure ou sur catalogue, « premier outil à connaître pour les formations individuelles », avant de recourir aux prestataires extérieurs.

Contact : Audrey Zaessinger, email : audrey.zaessinger@region-alsace.eu

Références

Formalisation des besoins

  • La loi n° 2007-209 du 19 février 2007 consacre le plan de formation comme un outil de formalisation des besoins. Le droit individuel à la formation doit y être inscrit.
  • Le décret n° 2007-1845 du 26 décembre 2007 impose aux collectivités de fixer le volume des crédits qu’elles souhaitent consacrer aux actions engagées par leur personnel (congés de formation professionnelle, de bilan de compétences ou de validation des acquis de l’expérience).

Notes

Note 01 « Rapport annuel sur l’état de la fonction publique », direction générale de l’administration et de la fonction publique, édition 2012. Retour au texte

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